سامانه تحت وب دانش بنیان مدیریت اطلاعات پروژه (PMIS)

برای مدیران پروژه و سازمان ، تصمیم‌گیری در خصوص مسایل مختلف پروژه نیازمند اطلاعات دقیق، صحیح و به موقع است. در واقع یکی از مشکلات و معظلات پروژه ، خلا یک سیستم یکپارچه گردش اطلاعات بین سطوح مختلف پروژه و سازمان است. هدف از سیستم اطلاعات مدیریت پروژه ( PMIS ) استفاده از ابزارها و تکنیک‌ها جهت جمع‌آوری و یکنواخت ‌سازی و ساماندهی اطلاعات پروژه اعم از اطلاعات فنی- مهندسی ، نقشه‌ها و مدارک ، اطلاعات تدارکات، تامین تجهیزات و تامین کننده گان ، اطلاعات عملیات اجرایی، اطلاعات انبار و موجودی کالا و … است. همچنین از این سیستم می توان در راستای مدیریت ارتباطات پروژه جهت انجام بهینه ارتباطات و مکاتبات پروژه در سطوح مختلف سازمان استفاده نمود. این ابزار مدیران پروژه را در مدیریت زمان پروژه ، برآورد دقیق‌تر و مدیریت بهتر هزینه‌ها و بودجه‌بندی پروژه از فاز آغازین تا فاز خاتمه یاری می‌رساند. همچنین این سیستم ها برای مدیریت فعالیتهای اجرایی، مدیریت کالا و تدارکات، جمع آوری و دسته‌بندی اطلاعات مالی و نگهداری آنها برای مقاصد گزارش دهی و گزارش‌گیری استفاده می‌شوند.

اساسا سامانه های PMIS باید دارای سه بخش اصلی و یکپارچه زیر باشند : 

• یک : هسته مدیریت زمانبندی برای محاسبه CPM  در سطح پروژه ، طرح و پرتفو ی سازمان ( Scheduling Engine ) 
• دو : بخش مدیریت فرآیند ها (Business Process Engine) که قادر به ایجاد و پشتیبانی فرآیندهای مدیریت پروژه نظیر ، فرایند مدیریت تولید و توزیع مدارک مهندسی ( EDMS )  ،   فرآیند های تامین و تدارک پروژه و یا هر فرآیندی که طبق متدولوژی مدیریت پروژه تدوین شده برای آن پروژه و یا سازمان پروژه ، طراحی شده باشد .  
• سه : یک سیستم گزارش ساز که قابلیت تدوین یک داشبورد مدیریتی که حاوی اطلاعات وضعیت پروژه بوده و قابل سفارشی سازی برای ذی نفعان مختلف پروژه باشد. ( BI Engine )

و مهمتر از همه اینکه این سه بخش بصورت یکپارچه عمل کنند . 

نرم افزار موجود در بازار ایران عموما این قابلیت مهم ندارند . به دلیل اینکه هسته مدیریت زمانبندی اختصاصی و بومی ندارند و عملا این گونه سامانه ها وابسته به نرم افزار ها مدیریت زمانبندی رایج هستند و از شما خواهند خواست که برنامه زمانبندی که در آن نرم افزار ها تولید کردید را  ، در سامانه آنها آپلود کنید . این موضوع یعنی نقض یکپارچگی آنلاین و با توجه به فضای پر تغییر پروژه ها ، یعنی افزایش خطا و کاهش دقت که با ذات PMIS در تضاد است . 

تولید هسته مدیریت زمانبندی پروژه ، اختراع کردن مجدد چرخ نیست بلکه یک الزام برای داشتن یک PMIS بومی است و البته یک کار تخصصی دقیق و  طاقت فرسا ست . 

شرکت سامان ایده نیک سپهر در مشارکت با شرکای استراتژیک خود اقدام به طراحی سامانه ای نموده که هسته مدیریت زمانبندی آن برگرفته از اخرین الگوریتم های پایش و پیمایش گراف ( گراف های جهت دار) مانند کراسکال و دکسترا بوده و بدون هیچ وابستگی ای به نرم افزار های عمومی نظیر MSP و PRIMAVERA گانت چارت بومی و کاملا فارسی را ارایه خواهد داد و این بزرگترین مزیت رقابتی ما در ارایه یکپارچکی بین ماژوال های سیستم می باشد .

سایر قابلیت های منحصر به فرد این سامانه به کارگیری هسته مدیریت زمانبندی  بومی و قدرتمند این سامانه ما را قادر ساخته مدیریت یکپارچه  پروژه بطور واقعی پیاده سازی کنیم ، از این رو به یکی از دردسر های همیشگی پروژه ، به ویژه  ، پروژه های بزرگ EPC ، یعنی مدیریت یکپارچه تغییرات و دعاوی  پایان داده ایم  . از روز اول شما قادر خواهید Data Base Claim را بصورت سیستماتیک در پروژه خود داشته باشید و در انتهای پروژه و یا هر وقت بحث دعاوی در پروژه ها شد متوسل به اشخاص کلیم باز ، که البته به نوعی شامورتی بازی است تا علمی ،  نشوید . 

مدیریت هزینه نیز در این سامانه بومی سازی شده است مدیریت هزینه در سامانه های PMIS  قدرتمند بین الملی نظیر   Solution EPM Microsoft  و  Oracle Primavare Unifire  چه در بخش برآورد هزینه  و چه در بخش هزینه های واقعی بر اساس منابع تخصیص یافته ، انجام می شوند و این منابع در ایران متکی به فهارست بها مختلفی است که ، هر ساله توسط سازمان مدیریت و برنامه برنامه ریزی کشور ارایه می گردد.  همواره  تطابق این منابع با ساختار شکست پروژه ( WBS ) معضلی است که در پروژه های ایرانی وجود دارد و در نتیجه آن یک سند مهم  ، به نام  صورت وضعیت  همواره بصورت مستقل از زمانبندی پروژه تدوین می شود . این کار ، یک تلاش وقت گیر بیهوده و توام با دوباره کاری  می باشد ،  که دقت لازم را هم ،  دارا نیست . در سامانه طراحی شده در سامان ایده این معضل به راحتی حل شده است . 

• ایجاد یک سیستم اطلاعاتی یکپارچه برای پروژه ها
• ارائه اطلاعات و گزارشات مفید جهت تصمیم‌گیری مدیریتی
• دسترسی سریع و آسان به اطلاعات پروژه توسط کاربران
• افزایش سرعت گردش و سطح امنیت اطلاعات پروژه
• ایجاد سیستم مستندسازی پروژه
• افزایش کارایی و اثر بخشی پروژه
• تطبیق پذیری با فرآیندهای سازمان و ارتباط با بقیه سیستمهای سازمانی
• پشتوانه اطلاعاتی جهت استفاده از اطلاعات بقیه پروژهای سازمان
• تسهیل ارتباط بین سایر ارکان و ذینفعان پروژه
• تسهیل در استفاده از اطلاعات و تجربیات پروژه های پیشین

همانطور که می دانیم نرم افزار ها در بهترین حالت اطلاعات ورودی درست را تبدیل به گزارشات خروجی درست می کنند . چنانچه اطلاعات ورودی طی یک فرایند درست گردآوری و تولید نشده باشند ، نرم افزار تنها سزعت اشتباه سازمان را بیشتر می کند . ما در سامان ایده علاوه بر طراحی و توسعه یک PMIS  منحصر به فرد با هسته مدیریت زمانبندی دانش بنیان  و ایجاد قابلیت مدیریت یکپارچه تغییرات در سطح تمام ارکان و دیسیپلین های پروژه ، ابتدا  در " سازمان مشتری  " به طراحی و  استقرار نظام مدیریت پروژه بومی سازی شده و سفارشی سازی شده مبتنی بر استاندارد های بین الملی می پردازیم ( متدولوژی ) ، و این ورودی مهم را پیشنیاز نصب و استقرار سامانه تحت وب قرار می دهیم . مسئولیت ما رساندن سازمان به مقصد است نه صرفا فروش نرم افزار PMIS . علاوه بر مطالب فوق ملاحظات مربوط به " معماری سازمانی ( Enterprise Architecture  )  " نیز نقش بسیار مهمی در استقرار موفق هر سامانه IT  از جمله PMIS  داراست ، تسلط کارشناسان مجرب سامان ایده بر مفاهیم EA : 

EA intends to bridge the communication gap between business and IT stakeholders, facilitate information systems planning  and thereby improve business and IT alignment

مزیت رقابتی بسیار حایز اهمیتی خواهد بود .