سامانه تحت وب دانش بنیان مدیریت اطلاعات پروژه (PMIS)

سامانه اطلاعات مدیریت پروژه شرکت سامان ایده فرابین دارای 14 ماژول حرفه ای است که نیاز هر نوع  سازمان پروژه محوری ( کارفرما ، مشاور ، پیمانکار ، پیمانکار EPC  ، پیمانکار عمومی GC  و... ) را مرتفع می سازد  . این سامانه کاملا بومی است و حاصل تجربیات بیش از دو دهه حضور پدیدآورند گان آن ، در پروژه های مختلف بوده است . در ادامه ابتدا با فلسفه PMIS  و سپس با ماژول های فرابین  آشنا خواهید شد : 

اساسا سامانه های PMIS باید دارای سه بخش اصلی و یکپارچه زیر باشند : 

• یک : هسته مدیریت زمانبندی برای محاسبه CPM  در سطح پروژه ، طرح و پرتفو ی سازمان ( Scheduling Engine ) 
• دو : بخش مدیریت فرآیند ها (Business Process Engine) که قادر به ایجاد و پشتیبانی فرآیندهای مدیریت پروژه نظیر ، فرایند مدیریت تولید و توزیع مدارک مهندسی ( EDMS )  ،   فرآیند های تامین و تدارک پروژه و یا هر فرآیندی که طبق متدولوژی مدیریت پروژه تدوین شده برای آن پروژه و یا سازمان پروژه ، طراحی شده باشد .  
• سه : یک سیستم گزارش ساز که قابلیت تدوین یک داشبورد مدیریتی که حاوی اطلاعات وضعیت پروژه بوده و قابل سفارشی سازی برای ذی نفعان مختلف پروژه باشد. ( BI Engine )

و مهمتر از همه اینکه این سه بخش بصورت یکپارچه عمل کنند . 

نرم افزار موجود در بازار ایران عموما این قابلیت مهم ندارند . به دلیل اینکه هسته مدیریت زمانبندی اختصاصی و بومی ندارند و عملا این گونه سامانه ها وابسته به نرم افزار ها مدیریت زمانبندی رایج هستند و از شما خواهند خواست که برنامه زمانبندی که در آن نرم افزار ها تولید کردید را  ، در سامانه آنها آپلود کنید . این موضوع یعنی نقض یکپارچگی آنلاین و با توجه به فضای پر تغییر پروژه ها ، یعنی افزایش خطا و کاهش دقت که با ذات PMIS در تضاد است . 

تولید هسته مدیریت زمانبندی پروژه ، اختراع کردن مجدد چرخ نیست بلکه یک الزام برای داشتن یک PMIS بومی است و البته یک کار تخصصی دقیق و  طاقت فرسا ست . 

شرکت سامان ایده نیک سپهر در یک اقدام استراتژیک توانسته است ،سامانه ای با هسته مدیریت زمانبندی کاملا بومی را طراحی نماید .   این هسته مدیریت زمانبندی  برگرفته از اخرین الگوریتم های پایش و پیمایش گراف ( گراف های جهت دار) مانند کراسکال و دکسترا بوده و بدون هیچ وابستگی ای به نرم افزار های عمومی نظیر MSP و PRIMAVERA ، محاسبه مسیر بحرانی پروژه ( CPM ) را انجام داده  و آن را در یک گانت چارت منحصر بفرد و با قابلیت های ویژه و کاملا فارسی به تصویر می کشد  .  این بزرگترین مزیت رقابتی ما در ارایه یکپارچکی بین ماژوال های سیستم می باشد . 

ساختار مدیریت مهندسی ( E ) در سامانه مدیریت اطلاعات پروژه ، سامان ایده 

در فرابین یک سيستم جامع براي مدیریت اطلاعات و كنترل مدارك در فاز مهندسی پروژه‌ها  EDMS (Engineering Data Management System)  دیده شده که تمامی فرآیند های تولید ، تایید ، توزیع و آرشیو مدارک و مستندات به سهولت و با دقت بالا تحت کنترل می گیرد . خلاقیت به کار رفته در هسته مدیریت فرآیند فرابین  در بخش EDMS این اجازه را به کاربران می دهد که طرح دست گردان مدارک مهندسی Inter Discipline Check (IDC)  بر جسب رویه هماهنگی داخلی پروژه و یا الزمات کارفرما (Coordination procedures ) تعیین نمایند . ما در فرابین احتمال خطای کارشناسان بخش کنترل مدارک مهندسی (DCC) به صفر نزدیک کردیم .  ارتباط آنلاین این ماژول با هسته مدیریت زمانبندی فرابین ، قابلیت پایش برخط پیشرفت پروژه در فاز مهندسی را ممکن می سازد .  

ساختار مدیریت تامین و تدارک ( P ) در سامانه مدیریت اطلاعات پروژه ، سامان ایده 

فرآیند مدیریت تامین و تدارک پروژه ( Project Procurement Management ) یکی از ارکان مدیریت علمی پروژه است . چابکی ساختار تدارکات در تامین کالا و خدمات مورد نیاز پروژه ها ، نقش بسیار مهمی را  موفقیت پروژه ها ایفا می کند  . در فرابین ،  تامین و تدارک  پروژه ، از دریافت اطلاعات برای خرید تا رسید انبار   ( From MR to MRS  ) بصورت فرآیند گرا و End to End تحت کنترل خواهد :

• مهندسی خرید وتهیه پکیج خرید (Inquiry Package Preparation)
• شناسایی شرکت های تامین کننده  (Bidder List) و سامانه تامین کنندگان 
• برگزاری مناقصه و دریافت پیشنهادها (Tender / Proposals)
• انتخاب برنده (Vendor Selection)
• تنظیم قرارداد (Purchase Order)
• مدیریت امور قراردادها
• مدیریت فروشندگان و سازندگان
• مدیریت اطلاعات مراحل ساخت، بازرسی و حمل در پروژه های تامین کالا
• فرآیند تحویل اقلام

با جمع‌آوری اطلاعات مربوط به فرایندهای خرید از تمام واحدهای سازمان و ذخیره‌سازی آن در یک مرکز به ‌صورت یکپارچه، امکان پردازش اطلاعات و دریافت گزارش‌های مورد نیاز را فراهم کرده و به مدیریت متمرکز سازمان پروژه محور کمک می‌کند. .

ساختار مدیریت ساخت ( C ) در سامانه مدیریت اطلاعات پروژه ، سامان ایده

فرابین در مدیریت فرآیند های فاز ساخت ، نصب و اجرا  موارد ذیل را پوشش می دهد :   کنترل کیفیت، نظارت بر برنامه ایمنی پیمانکاران ، نظارت بر عملکرد پروژه پیمانکاران، هماهنگی مجوزها، بازرسی های فنی، و نظارت بر RFI ها و Submittle های پیمانکاران ، مدیریت بودجه و تایید درخواست های پرداخت ها در مراحل :  

• Pre-Fabrication & Fabrication
• Erection & Installation
• Permission
• QC
• Commissioning & Start Up

سایر قابلیت های منحصر به فرد فرابین :  به کارگیری هسته مدیریت زمانبندی  بومی و قدرتمند این سامانه ، ما را قادر ساخته مفهوم  مدیریت یکپارچگی پروژه را در عمل و بطور واقعی پیاده سازی کنیم ، به واسطه همین قابلیت توانستیم  به یکی از دردسر های همیشگی پروژه ها  ، به ویژه  ، پروژه های بزرگ EPC ، یعنی مدیریت یکپارچه تغییرات و دعاوی  پایان دهیم  . در نتیجه ، از روز اول شروع پروژه  شما قادر خواهید بود بانک اطلاعاتی مدیریت ادعا  Data  Base   Claimرا بصورت سیستماتیک در پروژه خود داشته باشید و در انتهای پروژه و یا هر وقت بحث دعاوی در پروژه ها شد متوسل به اشخاص کلیم باز ، که البته به نوعی شامورتی بازی است تا علمی ،  نشوید و به راحتی بحث آنالیز تاخیرات و تدوین لایجه تاخیرات را در کوتاه ترین زمان و با دقت بالا به انجام برسانید . 

مدیریت هزینه نیز در این سامانه بومی سازی شده است مدیریت هزینه در سامانه های PMIS  قدرتمند بین الملی نظیر   Solution EPM Microsoft  و  Oracle Primavare Unifire  چه در بخش برآورد هزینه  و چه در بخش هزینه های واقعی بر اساس منابع تخصیص یافته ، انجام می شوند و این منابع در ایران متکی به فهارست بها مختلفی است که ، هر ساله توسط سازمان مدیریت و برنامه برنامه ریزی کشور ارایه می گردد.  همواره  تطابق این منابع با ساختار شکست پروژه ( WBS ) معضلی است که در پروژه های ایرانی وجود دارد و در نتیجه آن یک سند مهم  ، به نام  صورت وضعیت  همواره بصورت مستقل از زمانبندی پروژه تدوین می شود . این کار ، یک تلاش وقت گیر بیهوده و توام با دوباره کاری  می باشد ،  که دقت لازم را هم ،  دارا نیست . در فرابین ،  سامانه طراحی شده در سامان ایده این معضل به راحتی حل شده است . 

ساختار ماژولار سامانه مدیریت اطلاعات پروژه " فرابین  " شرکت سامان ایده به گونه ای طراحی شده است که براحتی می توان Microsoft Project Server و یا Primavera P6 EPPM را بسته به نیاز مشتری و با حفظ یکپارچگی بین دیسیپلین های E و P و C  ،  جایگزین هسته مدیریت زمانبندی بومی طراحی شده در شرکت سامان ایده نمود . 

• ایجاد یک سیستم اطلاعاتی یکپارچه برای پروژه ها
• ارائه اطلاعات و گزارشات مفید جهت تصمیم‌گیری مدیریتی
• دسترسی سریع و آسان به اطلاعات پروژه توسط کاربران
• افزایش سرعت گردش و سطح امنیت اطلاعات پروژه
• ایجاد سیستم مستندسازی پروژه
• افزایش کارایی و اثر بخشی پروژه
• تطبیق پذیری با فرآیندهای سازمان و ارتباط با بقیه سیستمهای سازمانی
• پشتوانه اطلاعاتی جهت استفاده از اطلاعات بقیه پروژهای سازمان
• تسهیل ارتباط بین سایر ارکان و ذینفعان پروژه
• تسهیل در استفاده از اطلاعات و تجربیات پروژه های پیشین

همانطور که می دانیم نرم افزار ها در بهترین حالت اطلاعات ورودی درست را تبدیل به گزارشات خروجی درست می کنند . چنانچه اطلاعات ورودی طی یک فرایند درست گردآوری و تولید نشده باشند ، نرم افزار تنها سرعت اشتباه سازمان را بیشتر می کند . ما در سامان ایده علاوه بر طراحی و توسعه یک PMIS  منحصر به فرد با هسته مدیریت زمانبندی دانش بنیان  و ایجاد قابلیت مدیریت یکپارچه تغییرات در سطح تمام ارکان و دیسیپلین های پروژه ، ابتدا  در " سازمان مشتری  " به طراحی و  استقرار نظام مدیریت پروژه بومی سازی شده و سفارشی سازی شده مبتنی بر استاندارد های بین الملی می پردازیم ( متدولوژی ) ، و این ورودی مهم را پیشنیاز نصب و استقرار سامانه تحت وب قرار می دهیم . مسئولیت ما رساندن سازمان به مقصد است نه صرفا فروش نرم افزار PMIS . علاوه بر مطالب فوق ملاحظات مربوط به " معماری سازمانی ( Enterprise Architecture  )  " نیز نقش بسیار مهمی در استقرار موفق هر سامانه IT  از جمله PMIS  داراست ، تسلط کارشناسان مجرب سامان ایده بر مفاهیم EA : 

EA intends to bridge the communication gap between business and IT stakeholders, facilitate information systems planning  and thereby improve business and IT alignment

مزیت رقابتی بسیار حایز اهمیتی خواهد بود . 

ماژول های سامانه تحت وب مدیریت اطلاعات پروژه ( PMIS ) شرکت سامان ایده 

1 ) ماژول فرآیند های آغازین پروژه 

پس از تنفیذ قرارداد، فعالیت های فرایند آغازین پروژه براساس گردش فرایندی طراحی شده در سامانه شروع می شود و مشتمل بر دو عملکرد ریر است :

• ایجاد منشور پروژه بصورت فرآیندی 
• شناسایی ، الویت بندی و مدیریت ذی نفعان پروژه  

2) ماژول مدیریت مدارک مهندسی پروژه -  فاز E (EDMS)

امروزه مکانیزه کردن فرآیند برنامه ریزی و کنترل مراحل تولید ، تایید ، توزیع و آرشیو  مدارک و مستندات مهندسی در پروژه های صنایع بالا دستی نفت EPD و همچنین پروژه های سطح الارضی  EPC تبدیل به یک ضرورت شده است . گردش مدارک مهندسی یا به عبارتی دست گردانی مدارک مهندسی ( IDC ) موضوع مهمی است که در کلیه پروژه ها با قراردادEPD ،  EPC و یا E می بایست تحت کنترل باشد.  ماژول مدیریت مدارک مهندسی (EDMS) ، این سامانه چرخه ایجاد تا بایگانی مدارک مهندسی پروژه ( شامل طرح دست گردانی مدارک در تیم مهندسی ، دست گردانی بین کارفرما و تیم مهندسی ، توزیع بین ذی نفعان پروژه ، مدیریت تغییرات در حین اجرای پروژه و در نهایت مدیریت نقشه های As Built و آرشیو آنها )  را به صورت کاملا عملیاتی از ایجاد سند تا تکمیل بررسی آن در واحد های مختلف و ارکان متفاوت پروژه با امکان ایجاد ورژنینگ و شماره گذاری کاملا پویا را ، پوشش می دهد  . قابلیت های مهم ماژول مدیریت مدارک مهندسی پروژه :

• مدیریت تدوین و نهایی سازی لیست مدارک مهندسی پروژه (MDL )
• ایجاد MDR  و مدیریت مکانیزه فرآیند تولید ، تایید و توزیع  مدارک مهندسی
• تدوین ترنسمیتال و امکان تهیه نسخه چاپی، ارجاع الکترونیکی از آن ، مدیریت ترنسمیتال های ارسالی و دریافت شده
• امکان تعریف دست گردانی مدارک مهندسی بصورت کاملا مکانیزه  ( IDC)  بین دیسیپلین ها دپارتمان مهندسی و دست گردانی بین کارفرما و دپارتمان مهندسی .  ایجاد و ارسال بازخورد و نظرات کاربران بر روی مدارک (Comment sheet- Reply sheet)
• قابلیت یکپارچه  شدن با برنامه زمانبندی پروژه در نرم افزار MSP و P6 به روز رسانی خودکار برنامه زمانبندی و محاسبه درصد پیشرفت فاز مهندسی  پروژه بر حسب تکمیل مستندات
• امکان محاسبه هزینه واقعی پروژه و مقایسه با بودجه فاز طراحی
• بایگانی ویرایش های قبلی مستندات و امکان بازیابی مستندات ویرایش های قبلی (Versioning) ، دسترسی و مشاهده تمامی ویرایش های یک سند
• امکان ساخت گزارشات متنوع شخصی سازی شده به صورت داشبورد گزارشات

3) ماژول مدیریت تامین و تدارک پروژه - فاز P

پروژه ها با قرارداد  EPC , EPD و PC  در صنایع بالادستی نفت در فاز تامین و تدارک  (Procurement)   دارای مکانیزم تخصصی مختص به خود هستند. ماژول مدیریت تامین و تدارکات این امکان را به تیم پروژه خواهد  داد که فرآیند های خرید کالا و فرآیند های خرید خدمت پروژه را مدیریت و پیشرفت مراحل آن را در پروژه رصد کنند و میزان پیشرفت را به برنامه زمانبندی منتقل و یکپارچگی لازم ایجاد کنند . همچنین با اتصال به ماژول بازرسی فنی کالا ، اقدامات مرسوم در این مبحث نظیر بازرسی های مراحل ساخت ، بازرسی های قبل از حمل تجهیزات خریدنی و ...  مدیریت خواهد شد .  مهمترین قابلیت های ماژول مدیریت تدارکات و خرید به شرح زیر است :

• تعریف و ایجاد بسته خرید کالا   (MR).  مدیریت یکپارچه از درخواست خرید تا تحویل به انبار پروژه   (  From MR to MRS   )
• امکان ایجاد کدینگ و مکانیزم طبقه بندی کالا برای کالاهایی که باید خریداری شوند .
• مدیریت و برنامه ریزی فرآیند های خرید کالا و خدمت که منشا آنها MR   نیست ولی مربوط به پروژه هستند .  
• امکان ایجاد فرآیند های خرید اختصاصی  برای کالا ها با شرایط اضطراری ، ترک تشریفات ، خرید خدمات پیمانی  و ...
• ماژول مدیریت انبار پروژه ،  این انبار در واقع انبار سایت پروژه است و به کمک آن ،  بالانس بین MR  و   MRS  و همچنین بالانس خروجی انبار با متریال نصب شده در سایت پروژه  ،  انجام می پذیرد  . کارفرما می بایست از یک سامانه انبار و مدیریت مالی مستقل برخوردار باشد .  در هر نقطه ای که نیاز به تبادل اطلاعات بین سامانه PMIS  و سامانه مدیریت انبار و مالی کارفرما بود ،  این ارتباط بوسیله API   انجام می پذیرد توصیه این مشاور این است که با صلاحدید مدیر مالی شرکت ،  نرم افزار مدیریت مالی ، حسابداری و نرم افزار مدیریت انبار حتما از یک شرکت خریداری شوند .
• تدوین بانک اطلاعات تامین کنندگان تایید صلاحیت شده (AVL)
• ارزیابی فنی تامین کنندگان TBE
• ارزیابی مالی تامین کنندگان CBE
• مدیریت ابهامات و اشکالات فنی (TQ)  
• یکپارچگی با ماژول های مدیریت زمانبندی پروژه ، مدیریت قرارداد ،  مدیریت بازرسی فنی و مدیریت مناقصات 

4 ) ماژول مدیریت انبار پروژه 

آخرین مرحله از سیستم تامین و تدارکات پروژه ، زمانی است که  اقلام تامین شده تحویل انبار می شوند . در این بخش اقلام با یک سیستم کدینگ مشخص  نظیر MESC    و در قالب یک MRS  وارد انبار می شوند. قابلیت ثبت بازرسی زمان بازگشایی (OPI)  و کنترل  متریال های از نظر کمی و کیفی بر اساس Packing List   وثبت  هرگونه عیب Damage)   ( کسری متریال (Shortage ) و  متریال اضافی (Overage)  را در قالب گزارش بازگشایی (OSDI) در سامانه تعبیه شده است .  

5 ) ماژول مدیریت اجرا  - فاز C  (  ساخت ، نصب و راه اندازی )

این ماژول شامل مدیریت فعالیت های اجرایی پروژه و ارتباط یکپارچه آنها با برنامه زمانبندی است . مهمترین قابلیت های ماژول مدیریت اجرا به شرح ذیل است :

• مدیریت گزارشات روزانه پروژه
• مدیریت ماشین الات و تجهیزات اجرایی
• مدیریت منابع انسانی در فاز اجرا
• مدیریت مواد و مصالح ورودی به سایت اجرای پروژه
• مدیریت پیمانکاران دست دوم ( Subcontractor )
• مدیریت صورتجلسات کارگاهی
• مدیریت نقشه های کارگاهی پروژه (Shop Drawings)
• مدیریت تدوین نقشه های چون ساخت پروژه ( AS Built )
• یکپارچه با برنامه زمانبندی پروژه ( مدیریت وظایف فعالیت های اجرایی )
• یکپارچه با ماژول مدیریت بازرسی فنی . مديریت ITP  فعالیت های اجرايی و گزارشات تست و بازرسی فعالیت های اجرايی

6) ماژول بازرسی فنی پروژه 

در بخش مدیریت بازرسی  پروژه  . شامل  پایش کیفیت اقلام مورد نیاز پروژه و فعالیت های اجرایی پروژه. مهمترین قابلیت های ماژول :  

• مدیریت کیفیت متریال ، تجهیزات و پکیج های تامین (P-ITP)
•  مدیریت کیفیت فعالیت های اجرایی (E-ITP)
• مدیریت گزارشات  و نتایج تست و بازرسی
• مدیریت اقدامات اصلاحی
• یکپارچه با برنامه زمانبندی پروژه،  مدیریت تامین و تدارکات ، مدیریت اجرا 

7 ) ماژول مدیریت مناقصات پروژه 

ماژول مدیریت مناقصات امکان  ، مدیریت فرآیند شرکت در مناقصه و همچنین تعریف و برگزاری مناقصه تحت وب را به سازمان میدهد. مهمترین قابلیت های ماژول مدیریت مناقصات :

• مدیریت فرآیند های شرکت در مناقصه
• مدیریت تعریف و برگزاری مناقصه امکان بارگذاری انواع مدارک و مستندات شامل فراخوان، اسناد مناقصه، شرایط عمومی پیمان، شرایط خصوصی فنی، دعوت نامه شرکت درمناقصه، صورتجلسه پرسش وپاسخ، صورتجلسه گشایش پاکات(فنی/ مالی ) ، صورتجلسه تعیین برنده، گزارش توجیهی ترک تشریفات
• یکپارچه با ماژول مدیریت قرارداد ، مدیریت زمانبندی
• قابلیت تعریف کمیسیون های  معاملاتی متفاوت با توجه به نصاب معاملاتی .

8 ) مدیریت قراردادهای پروژه 

مدیریت قرارداد با کارفرما ها و پیمانکارها جز در این ماژول انجام می پذیرد  . مهمترین قابلیت های ماژول مدیریت قراردادها :

• ثبت قرارداد نهایی شده ایجاد  شناسنامه قرارداد و کد پروژه
• ثبت CBS تحویل شدنی های اصلی قرارداد و اتصال به ماژول مدیریت هزینه
• ثبت اطلاعات ضمانتنامه ها
• مدیریت اطلاع رسانی آزاد سازی ها و اخطارهای قراردادی
• مدیریت تغییرات قرارداد ( مدیریت الحاقیه ها، متمم ها، مجوزهای افزایش زمان و ... )
• یکپارچه با مدیریت زمانبندی پروژه  و مدیریت هزینه پروژه  ، به منظور کنترل پیشرفت قرارداد

9 ) ماژول مدیریت زمانبندی پروژه 

در این ماژول فرآیند های مدیریت پروژه در فاز های E ,P ,D,C  با برنامه زمانبندی پروژه یکپارچه می  شوند .  نرم افزار  مدیریت زمانبندی مرسوم در پروژه ها ،  یکی از دو سامانه معتبر دنیا یعنی MSP  یا نسخه تحت وب آن یعنی مایکروسافت پروجکت سرور    PROJECT SERVERو P6 و یا نسخه تحت وب آن یعنی اورکل  پریماورا  P6 EPPM می باشند  که  به انتخاب کارفرما  یکی از این دو نرم افزاز ،  با فرآیند های مدیریت پروژه یکپارچه خواهند شد   .

• امکان تعریف انواع ساختارهای شکست کار و تحویل شدنی های پروژه
• امکان ثبت انواع منابع پروژه و تعریف انواع تقویم های کاری و منابع و مدیریت تقویم ها
• امکان برنامه ریزی مجدد و تهیه برنامه های جبرانی پروژه (Catch up plan)
• امکان به روز رسانی برنامه زمانبندی و ثبت تغییرات (Rescheduling)
• امکان محاسبه انواع پیشرفت براساس تعریف وزن فعالیت ها مبتنی بر روش های مختلف تعریف اوزان فیزیکی در برنامه زمانبندی مبتنی بر PMS پروژه و رویه هماهنگی پروژه ها

10) ماژول مدیریت هزینه و صورت وضعیت های پروژه ها

ماژول مدیریت هزینه پروژه به منظور مدیریت جریان نقدینگی پروژه و صورت وضعیت ها در طول اجرای پروژه می باشد. . کارفرما می بایست از یک سامانه مدیریت مالی ، حسابداری  مستقل برخوردار باشد .  در هر نقطه ای که نیاز به تبادل اطلاعات بین سامانه PMIS  و سامانه مدیریت  مالی ، حسابداری  کارفرما بود ،  این ارتباط بوسیله API   انجام می پذیرد . مهمترین قابلیت های این ماژول :    

• مدیریت  فرآیند تدوین صورت وضعیت و ارسال آن به کارفرما تا مرحله وصول
• مدیریت فرآیند  بررسی صورت وضعیت پیمانکاران جز تا پرداخت صورت وضعیت    
•  مدیریت نقدیندگی پروژه (Cash in – Cash out)
• یکپارچه با ماژول های مدیریت قراردادها و مدیریت زمانبندی

11) ماژول مدیریت تغییرات و ادعا پروژه 

این ماژول در خصوص ایجاد فرآیند کنترل یکپارچه تغییرات به منظور ارزیابی اثر تغییر بر جنبه های مختلف پروژه و همچنین مدیریت دعاوی ناشی از تغییرات توافق نشده، مشکلات پیش بینی نشده و ضعف در اسناد و مدارک زمان مناقصه و یا مستندات قرارداد می باشد .  مهمترین قابلیت های این ماژول : 

• فرایند شناسایی و صدور درخواست تغییر و  اعمال تغییر و ثبت نتایج
• فرایند کنترل 25 درصد قرارداد

• ایجاد فرایند شناسایی، ثبت و کمی سازی ادعا های بصورت زمانی و ریالی  
• ایجاد فرآیند کمی سازی ادعا های زمانی و ریالی  
• تهیه لایحه تاخیرات
• یکپارچه  با ماژول مدیریت زمانبندی ، مديریت هزینه، مدیريت قرارداد، مدیریت مناقصات

12 )ماژول مدیریت وظایف پروژه 

ماژول مدیریت وظایف ( Task Management  ) در واقع مکمل Work  های WBS پروژه می باشد و علاوه بر آن ، قابلیت مدیریت وظایف در ستاد پروژه  و در کل  سازمان پروژه محور را داراست . قابلیت تطابق با چارت سازمانی شرکت کارفرما ، تخصیص و پایش وظایف به افراد سازمان و امکان مدیریت وظایف در قالب WORK FLOW های مختلف  به صورت اتوماتیک وجود خواهد داشت . بدین ترتیب به سادگی بهره وری منابع انسانی و عملکرد افراد قابل اندازه گیری خواهد بود پیشرفت فعالیت ها به صورت اتوماتیک ثبت خواهد شد. مهمترین قابلیت های ماژول مدیریت وظایف :

• ارسال اتوماتیک وظایف براساس گردش فرایندی و زمانبندی فعالیت ها
• امکان ارسال نوتیفیکیشن و ایمیل وظایف
• امکان پیوست فایل
•  امکان مدیریت پیشرفت فعالیت ها و ارایه گزارشات متنوع بر اساس وضعیت های مختلف فعالیت . ( TO DO LIST , IN PROGRESS , IN RIVIEW , DONE )

13 ) ماژول مدیریت جلسات  پروژه

از آنجا که در پروژه ها جلسه های مهمی از جمله جلسات کنترل پروژه (Meeting Review) و… تشکیل میگردد و مفاد جلسات از حیث اثر گذاری بر فعالیت ها و فرایند های دیگر بسیار حائز اهمیت است، لازم است مدیریت جلسات به شکل کاملا برنامه ریزی شده و موثر انجام شود. ماژول مدیریت جلسات در این سامانه ، این نیاز سازمان را به خوبی مرتفع خواهد کرد. مهمترین قابلیت های ماژول مدیریت جلسات :

• برنامه ریزی جلسات براساس انواع تقویم
• امکان اشتراک گذاری تقویم جلسات با کاربران مختلف
• امکان ارتباط با ماژول مدیریت وظایف به منظور پیگیری مفاد جلسات
• امکان پیوست انواع فایل به مصوبات جلسات

14 ) ماژول هوش تجاری (داشبوردها و گزارش دهی)

 ماژول هوش تجاری  ، برای ساخت انواع داشبورد های مدیریتی و گزارشات لازم و مورد نیاز برای مدیریت پروژه ها استفاده میشود. مهمترین قابلیت های ماژول داشبوردهای گزارش دهی :

• داشبورد تحلیل زمانبندی پروژه ، وضعیت پیشرفت پروژه ، مشخص شدن تاخیرات ، علت تاخیرات ، اقدامات اصلاحی و اقدامات پیشگیرانه
• گزارشات جریان نقدی پروژه ها  ، گزارشات تحلیل ارزش کسب شده SPI ،CPI ،SV ،CV
• داشبوردمدیریت قرارداد و مناقصات 
• داشبورد تحلیل عملکرد افراد وگروه های کاری
• داشبورد پیمانکاران

برای اطلاعات بیشتر و هماهنگی برای مشاهده دموی نرم افزار فرابین با کارشناسان بخش PMIS  شرکت سامان ایده تماس بگیرید . 

سامان ایده محل تلاقی دانش و تجربه