From Zero to PMO

 Implementation of a Project Management Office

by 

SAMAN IDEH 

چه تصمیم به شروع سریع و توسعه یک PMO جدید داشته باشید ،  چه به دنبال بهینه سازی  PMO موجود باشید  ، تیم "مجرب  سامان ایده " به شما کمک می کند تا از موثرترین مدل های  حاکمیتی موجود ، برای موفقیت پروژه های تان استفاده نموده و از دستیابی به نتیجه تجاری دلخواه خود ، اطمینان حاصل کنید.

ما می دانیم که اجرای موثر و به موقع پروژه های استراتژیک برای موفقیت سازمانی ، حیاتی است. شرکت ها سرمایه گذاری قابل توجهی را برای اجرای پروزه های  استراتژیک خود انجام می دهند. با این حال، اغلب این پروژه ها در ارائه نتایج مورد انتظار به اندازه کافی موفق نیستند . در چنین شرایطی نگاه تخصصی به PMO  قطعا مشکل گشاست .

مشاوران ما تجربه زیادی در توسعه و ایجاد دفاتر مدیریت پروژه (PMO) دارند. کار ما با ارزیابی سطح بلوغ مدیریت پروژه  در سازمان شما  آغاز می شود و پس از  سنجش  قابلیت‌های فعلی مدیریت پروژه  شما    ،  یک طرح پیاده‌سازی PMO مرحله‌ای بر اساس نیازهای خاص سازمان شما ارایه خواهد شد .

دفتر مدیریت پروژه ، واحدی سازمانی برای مرکزیت دهی و هماهنگی مدیریت پروژه های یک سازمان پروژه محور می باشد . به عبارت دیگر رسالت PMO ، با ایجاد Tools & Technique یکسان برای کلیه پروژه های سازمان آغاز شده و می تواند در طیفی از کارکردهای پشتیبانی نظیر تعیین خط مشی ها ، آموزش ، تهیه نرم افزار ها و سامانه هایی مانند PMIS و تدوین متدولوژی های مبتنی بر استاندارد ها ، مسئولیت داشته و در نهایت و در بالاترین سطح بلوغ ، مدیریت مستقیم و واقعی پروژه ها و مسئولیت پذیری جهت دستیابی به اهداف پروژه ، را نیز شامل گردد . واحد PMO بسته به ماهیت سازمان علاوه بر مدیریت پروژه ها، ممکن است برنامه ها (Program)و با ترکیب آنها ( Portfolio ) را نیز، تحت عنوان P3O پوشش دهد 

دفتر مدیریت پروژه در سازمانهای پروژه محور به سه شکل میتواند استقرار یابد :

• وظیفه پشتیبانی مدیریت پروژه را بر عهده دارد.
• بصورت مستقیم در مدیریت پروژه ها مشارکت نمی نماید.
• در مقابل نتایج عملکردی پروژه ها مسئول و پاسخگو نمی باشد.

• شامل مدیران پروژه می باشد.
• وظایف شروع، برنامه ریزی، ساماندهی، مدیریت اجرا، کنترل و اختتام پروژه ها را بر عهده دارد.
• در مقابل نتایج عملکردی پروژه ها مسئول و پاسخگو است.

• از نظر آن که دفتر مدیریت پروژه وظایف پشتیبانی مدیران پروژه ها را برعهده دارد، مشابه الگوی حداقلی است.
• از نظر آن که دفتر مدیریت پروژه وظیفه همیاری به مدیران پروژه در نظارت عالیه بر عملکرد پروژه ها و اتخاذ تصمیم ها را بر عهده می گیرد، مشابه الگوی حداکثری است. 

کارشناسان  شرکت سامان ایده پس از پشت سر گذاشتن چندین تجربه عملی موفق استقرار دفتر مدیریت پروژه درسازمان های بزرگ پروژه محور ایرانی ، دفتر PMO  شما را به صورت حرفه ای و از 0 تا 100 بنا خواهند نمود .

نگرش مدرن و به روز شرکت سامان ایده در مدیریت فرآیند های PMO :

• کارشناسان مجرب شرکت سامان ایده با بکارگیری مبانی علمی مدیریت فرآیندهای کسب و کار  ( BPM ) فرآیندهای دفتر PMO شما را بصورت کاملا استاندارد ( براساس استاندارد BPMN 2.0  ) در یک Case Tools  پیشرفته مانند Visual Paradigm   مدل خواهند نمود ودر نهایت تحت یک BPMS  پیشرفته نظیر CAMUNDA فرآیند های مذکور ، عملیاتی خواهند شد .  
• بحث طراحی و استقرار فرآیندهای دفتر مدیریت پروژه در سازمان هایی که PMIS  سامان ایده را خریداری نمودند در موتور اختصاصی و بومی مدیریت فرآیندهای این سامانه انجام خواهد پذیرفت .
• آندسته مشتریان محترم سامان ایده که سامانه  PMIS  آنها  Solution EPM Microsoft  می باشد فرایند های مدیریت پروژه شان توسط کارشناسان مجرب سامان ایده  در محیط Share Point    توسعه داده خواهد شد .
• ودر نهایت مشتریانی  که از Oracle Primavera Unifier  بعنوان سامانه مدیریت اطلاعات پروژه استفاده می نمایند ، فرآیندهای PMO  سازمان متبوع شان را بر بستر BPMS Engine  اختصاصی شرکت Oracle  سفارشی سازی خواهیم نمود .

خدمات ویژه و  تخصصی  سامان ایده در استقرار و ارتقا PMO :

• Develop a vision and charter of a Project Management Office (PMO)
• توسعه چشم انداز و تدوین منشور دفتر مدیریت پروژه (PMO)
• Evolve a PMO to improve project success
• توسعه PMO برای بهبود موفقیت پروژه
• Automate processes in Project Portfolio Management tools
• خودکارسازی فرآیندها در ابزارهای مدیریت پرتفوی پروژه
• Enhance alignment of project management with portfolio management
• افزایش هماهنگی مدیریت پروژه با مدیریت پرتفوی 
• Evolve PMO maturity through continuous improvement
• افزایش سطح بلوغ PMO  از طریق بهبود مستمر 

و در نهایت مختصری در خصوص  روش اجرای منحصر به فرد شرکت سامان ایده در استقرار دفتر مدیریت پروژه تماما سفارشی سازی شده و منطبق برنیاز کارفرما

گام اول : Gap Analysis      

به این منظور ، ابتدا وجود فرآیند های مرتبط و در گام دوم  بکارگیری فرآیندهای ایجاد شده  و در نهایت اتربخشی فرآیندهای اجرا شده  مورد ارزیابی واقع خواهد شد . این ارزیابی به­ منظور شناخت وضع موجود (As is)  و همچنین  ترسیم وضع مطلوب  (To be) و در انتها  نقشه راه ( Road map  ) رسیدن از وضع موجود به وضع مطلوب می­باشد.  بر­اساس این  نقشه راه ،  می­توان Scope  پروژه­های استقرار و یا  بهبود دفتر مدیریت پروژه  و همچنین زمان و هزینه آنها را برآورد نمود.

این قسمت اساسا از  دو منظر  مورد ارزیابی واقع خواهد شد :

• بررسی کفایت  فرآیندهای مدیریت پروژه  (  Project Management Methodology  )
• بررسی کفایت سامانه های مبتنی بر IT   برای مدیریت اطلاعات اطلاعات پروژه ( PMIS )

برای ارزیابی کفایت فرآیندهای مدیریت پروژه ،از  چک­لیست اختصاصی شرکت سامان ایده مبتنی بر آخرین دستاورد های بین الملی در حوزه مدیریت پروژه متناسب با ماهیت پروژه و یا سازمان پروژه محور  استفاده خواهد شد و همچنین کفایت سامانه IT  مدیریت اطلاعات پروژه نیز با چک لیست ویژه دیگری مبتنی بر دانش معماری سازمانی ( Enterprise Architecture   )  مورد ارزیابی قرار خواهد گرفت .

گام دوم : PMO Charter

 منشور  PMO یکی از مهمترین اسناد در شکل گیری و استمرار یک دفتر مدیریت پروژه است و  وجود PMO  را قبل از شکل گیری و ایفای نقش در سازمان ،  قانونی می کند. مأموریت سازمانی منشور ، توجیه ایجاد PMO  می باشد . منشور ، توصیف سطح بالایی از آنچه که   PMO قرار است به آن دست یابد و نقش آن را ایفا کند را مشخص می نماید  و مهمتر از همه، تیم مدیریت  PMO  را برای انجام وظایف خود توانمند می‌سازد. در واقع، اجرای PMO  نباید با هر پروژه دیگری تفاوتی داشته باشد ، شما باید قبل از تصویب، برنامه ریزی و اجرا ، اهداف پروژه را از ابتدا مشخص کنید . همین امر در مورد ایجاد یک PMO  نیز از طریق منشور  PMO ، صدق می کند و شامل جزییات زیر است :

• PMO Background
• PMO Mission, Vision, and Values
• PMO Objectives
• PMO Customers and Stakeholders
• PMO Structure
• PMO Service Offering
• PMO Critical Success Factors

پس از تدوین منشورPMO   و مصوب شدن آن توسط مدیر عامل شرکت مشتری ، برنامه استقرار آن (PMO Implementation Plan  ) تدوین شده و پروژه استقرار ،  طبق آن انجام خواهد پذیرفت . در این برنامه هر آنچه که در PMO Service Offering  مصوب شد . مطابق نتایج گام اول : Gap Analysis  و شناخت نیازمندیها   تدوین می شود.

گام سوم : PMO Implémentation Plan   

لطفا توجه بفرمایید روشی که شرکت سامان ایده  برای پروژه استقرار دفتر مدیریت پروژه ( PMO  ) به کار می گیرد ،  مبتنی بر تئوری   " مدیریت علمی پروژه در عمل  "  و یا همان مدیریت پروژه نتیجه گرا می باشد :

  - Results-Oriented Project Management System ROPMS

و با توجه به نتایج ارزیابی  در گام اول چهار اقدام اساسی زیر برای اصلاح ساختار سیستماتیک دفتر مدیریت پروژه PMO   انجام خواهد پذیرفت :

1 ) تدوین نظام جامع مدیریت پروژه  (  Project Management Methodology  ) حاوی رویه ها ، دستورالعمل ها ، فرمها و  فرآیندهای سفارشی سازی شده مدیریت پروژه منطق بر نیاز های شناسایی شده  .

2 ) مدل سازی فرآیند های مدیریت پروژه بر اساس استاندارد BPMN 2.0   و استاندارد مکمل آن DMN  و در محیط نرم افزار Visual Paradigm    و تست و آزمایش فرآیندها در محیط آزمایشی Token simulation ، تغذیه دریک  نرم افزار BPMS  نظیر Camunda و یا  Bizagi و درنهایت ساخت گزارش های اختصاصی و داشبورد های مدیریتی در Power BI  

3 ) آموزش های لازم برای شناخت و به کاری متدولوژی مدیریت پروژه و همچنین سامانه مکانیزه فرآیند های مدیریت پروژه ( PMIS )

4 ) استقرار مکانسیم بهبود مستمر در سازمان مشتری و بهبود شاخص های عملکردی و KPI  ها . 

استقرار دفتر مدیریت پروژه ( PMO ) در سازمان خود را  ، به کادر مجرب سامان ایده بسپارید . برای دریافت مشاوره با ما تماس بگیرید .  

سامان ایده محل تلاقی دانش و تجربه