متدولوژی مدیریت پروژه

متدولوژی مدیریت پروژه چیست؟

اصطلاح " متدولوژی مدیریت پروژه" اولین بار در اوایل دهه 1960 تعریف شد. زمانی که سازمانهای مختلف تجاری به دنبال روش­های موثر برای دستیابی به مزایای تجاری و سازماندهی کار خود در یک موجودیت ساختار یافته و منحصر به فرد (که بعدا "پروژه" نامیده شد) بودند، ارتباط و همکاری معیارهای کلیدی برای برقراری روابط کاری مولد بین تیم­ها و ادارات در یک سازمان واحد شکل گرفت. از آن زمان تاکنون، این واژه بارها تغییر و اصلاح شده است. همچنین، تعاریف، عناصر و توابع جدیدی به این متدولوژی اضافه شده­اند. اکنون این سوال مطرح می­شود که متدولوژی مدیریت پروژه چیست و چگونه می­توان آن را تعریف کرد؟ در این مقاله، ابتدا تعریف و مفهوم این اصطلاح و محبوب­ترین متدولوژی­های مدیریت پروژه ارائه و سپس، مراحل مختلف طراحی و استقرار متدولوژی مدیریت پروژه با جزئیات بیشتری توضیح داده می­شود.

متدولوژی مدیریت پروژه، یک روش تعریف شده و دقیق به منظور مدیریت یک پروژه است که تضمین محکمی برای انجام کار در زمان مقرر و مطابق با بودجه و نیازهای مشتری فراهم می­کند. اجتناب از شکست و کاهش خطرات یک ضرورت اصلی است، زیرا از مهمترین عوامل موفقیت و صلاحیت اصلی تیم مدیریت پروژه است.

انجام پروژه در زمان مقرر و مطابق با بودجه و نیازهای مشتری

امروز ما، متدولوژی مدیریت پروژه را به عنوان مجموعه­ای از اصول و قواعد گسترده برای مدیریت یک پروژه خاص در نظر می­گیریم که دارای یک آغاز و پایان مشخص است. به عبارت دیگر، متدولوژی مدیریت پروژه یک روش ساده برای هدایت تیم از طریق توسعه و اجرای مراحل، فرآیندها و وظایف مختلف در طول چرخه عمر پروژه است.

متدولوژی مدیریت پروژه

با توجه به مطالب بیان شده، متدولوژی مدیریت پروژه، ترکیبی کاملا مشخص از شیوه­ها، روش­ها و فرآیندهای منطقی مرتبط است که تعیین می­کند چگونه بهترین برنامه­ریزی، توسعه، کنترل و تحویل یک پروژه در طول فرآیند اجرای مداوم تا زمان اتمام و خاتمه موفقیت آمیز انجام شود. این روش یک رویکرد علمی و منظم برای طراحی، اجرا و تکمیل پروژه است.

برنامه ­ریزی، اجرا، کنترل و تحویل یک پروژه

هدف از متدولوژی مدیریت پروژه این است که ضمن اطمینان از موفقیت در فرآیندهای خاص، رویکردها، تکنیک­ها، روش­ها و فناوری­ها، کنترل کل فرایند مدیریت پروژه را از طریق تصمیم گیری موثر و حل مسئله فراهم کند. به طور معمول، متدولوژی مدیریت پروژه، اسکلتی را برای توصیف عمیق هر مرحله ارائه می­دهد، به طوری که یک مدیر پروژه به خوبی می­داند که برای تحویل و اجرای کار مطابق با برنامه، بودجه و مشخصات مشتری، چه کاری را باید انجام دهد.

کنترل کل فرایند مدیریت پروژه

 با توجه به تعاریف ذکر شده، اگر متدولوژی مدیریت پروژه به طور مناسب انتخاب شده است، راه را برای دستیابی به دستاوردهای زیر هموار می­کند:

• نیازهای ذینفعان تعریف شده است.
• یک "زبان" مشترک توسط تیم ایجاد و درک می­شود، بنابراین افراد می­دانند که چه انتظاری از آنها دارند.
• برآورد هزینه­ها کامل، دقیق و معتبر است.
• تمام کارها با استفاده از یک رویکرد متدولوژیک مشترک انجام می­شود.
• اکثر مشکلات خیلی سریع ردیابی و حل می­شوند.
• محصولات قابل تحویل مورد انتظار، تولید و تحویل داده می­شوند.
• دروس مختلف آموخته و راه­حل­ها به سرعت اجرا می­شوند.

دستاوردهای متدولوژی مدیریت پروژه

مدیریت پروژه چارچوب برنامه­ریزی، انجام و تحویل پروژه­ها از هر نوع، اندازه و ماهیت مختلف را فراهم می­کند. چارچوب PM بر تحقق تغییر مورد نظر در راستای یک رویکرد متدولوژیک متمرکز است. در واقع، تغییر جنبه اصلی است که باید مدیریت شود. چارچوب PM نحوه مدیریت بهینه تغییرات را مشخص و تعریف می­کند و متدولوژی به عنوان "راهی" برای تحقق سیستماتیک تغییر از نظر زمان، هزینه و کیفیت عمل می­کند.

مدیریت پروژه­ها به معنای توصیف و انجام فعالیت­های مورد نیاز برای دستیابی به اهداف خاص است. به عنوان مثال، نگارش کتاب نوعی پروژه است که هدف آن نوشته شدن کتاب است. این هدف را می­توان با یک سری فعالیتها، از جمله تعریف موضوع، جمع آوری مطالب، ایجاد پیش­نویس، تایپ، تصحیح و سایر موارد تحقق بخشید. بنابراین، از نظر مدیریت پروژه، نویسنده برای تألیف کتاب (که به معنای ایجاد تغییر است) باید کلیه فعالیت­های لازم را تعریف و سپس انجام دهد.

متدولوژی در چارچوب PM

چارچوب PM مجموعه­ای ساخت یافته از کلیه دانش­های مرتبط در مورد چگونگی ایجاد تغییر از نظر متدولوژی است. این مسئله یک الگوریتم دقیق از نحوه مدیریت یک پروژه خاص را توصیف نمی­کند، اما یک نمای کلی از روش­ها، قوانین، فرایندها و استانداردهای مختلف را ارائه می­دهد. در این راستا، متدولوژی مدیریت پروژه می­تواند به عنوان سطح چارچوب PM تعریف شود.

در اینجا یک مثال ساده از چگونگی ارائه متدولوژی مدیریت پروژه در ساختار سلسله مراتبی آورده شده است:

بر اساس شکل فوق، چارچوب PM بر متدولوژی مدیریت پروژه مقدم است که متدولوژی نیز به نوبه خود بر مراحل چرخه عمر، روندها، وظایف و فعالیتهای مدیریت پروژه مقدم می­باشد.

در مدیریت پروژه، روشها و رویکردهای متنوعی وجود دارد که می­تواند در مدیریت انواع پروژه­ها به کار گرفته شود. انواع مختلف متدولوژی­ مدیریت پروژه را می­توان به طور مشروط به رویکردهای سنتی و مدرن تقسیم کرد.

رویکرد سنتی

رویکرد سنتی شامل یک سری از مراحل متوالی در روند مدیریت پروژه است. این رویکرد، یک توالی گام به گام برای طراحی، توسعه و ارائه محصول یا خدمات است که مستلزم دستیابی به جانشینی در روند پیاده­سازی و مزایای برنامه­ریزی مبتنی بر نقطه عطف و تیم سازی است. در فناوری اطلاعات و توسعه نرم افزار، این نوع روش "آبشار" نامیده می­شود که در واقع یک بخش از کار به ترتیب خطی دنبال می­شود.

متدولوژی مدیریت پروژه سنتی شامل مراحل زیر است:

• شروع (مشخصات مورد نیاز)
• برنامه­ریزی و طراحی
• اجرا (ساخت و کدگذاری)
• کنترل و ادغام
• اعتبار سنجی (تست و اشکال زدایی)
• تعطیلی (نصب و نگهداری)

رویکردهای مدرن

متدولوژی­های مدرن بر روی فرآیندهای خطی متمرکز نیستند، اما نگاهی جایگزین به مدیریت پروژه می­دهند. برخی از روش­ها برای توسعه فناوری اطلاعات و نرم افزار بهترین گزینه هستند، در حالی که برخی دیگر می­توانند در تولید، بهبود فرآیند، مهندسی محصول و ... پیاده سازی شوند. رویکردهای مدرن PM  از مدلهای مختلف فرایند مدیریت پروژه استفاده می­کنند.

انتخاب متدولوژی مدیریت پروژه؛ رویکرد سنتی و مدرن

11 متدولوژی مدیریت پروژه برای پیاده ­سازی

انتخاب متدولوژی مناسب به نوع، اندازه و ماهیت یک پروژه وابسته است. انوع مختلف متدولوژی­ مدیریت پروژه از ساده و خطی تا پیچیده و انعطاف­پذیر فراتر از برنامه­ای است که چه کسی، چه کاری را در چه زمانی انجام ­دهد. در این بخش محبوب­ترین روش­های PM ارائه شده است. از لیست ارائه شده در ادامه­ این مقاله می­توانید بهترین متدولوژی را برای تیم پروژه خود انتخاب کنید.

انواع مختلف متدولوژی مدیریت پروژه

آیا تاکنون طرحی را شروع کرده­اید که مطمئن باشید موفقیت بزرگی به دست می آورد، اما به دلیل از دست رفتن مهلت مقرر (deadline) و بودجه، هرگز به پتانسیل خود نرسیده است؟ اینجاست که ارزش مدیریت پروژه مشخص می شود. وجود یک ساختار برای راه اندازی و تکمیل پروژه­هایی که با برنامه استراتژیک شما همسو باشد، برای دستیابی به اهداف شما حیاتی است.

انواع مختلف متدولوژی­های مدیریت پروژه وجود دارد که می­توانید پیاده­سازی کنید، اما هیچ مورد پسند مشهودی در بین تمام صنایع وجود ندارد. برای کمک به شما در انتخاب متدولوژی مناسب، در ادامه این مطلب، 11 روش مدیریت پروژه را که موفقیت آنها ثابت شده است، شرح داده می­شوند. در پایان، این شما هستید که باید تصمیم بگیرید که کدام یک از روش­ها می­تواند قوی­ترین چارچوب را برای سازمان شما فراهم کند.

1- راهنمای PMBOK®

اگرچه راهنمای مجموعه دانش مدیریت پروژه (PMBOK) در "وضعیت ناب" از نظر فنی خود یک متدولوژی مدیریت پروژه نیست، اما بسیاری از مردم آن را به عنوان یک روش روشمند برای برنامه­ریزی، اجرا، کنترل و خاتمه پروژه­های مختلف در نظر می­گیرند. در همین حال، راهنمای PMBOK® فهرست گسترده­ای از بهترین شیوه­ها و ایده­ها در مورد برنامه­ریزی و اجرای پروژه­هاست. لطفا توجه داشته باشید که پی ام باک فقط یک راهنما می­باشد، اما یک متدولوژی مدیریت پروژه نیست.

ر

راهنمای PMBOK

مجموعه مدیریت پروژه (PMBOK) کل مجموعه فرآیندها، بهترین متدولوژی­ها، اصطلاحات و دستورالعمل­های موسسه مدیریت پروژه است. PMBOK راهنمای نهایی برای استانداردهای مدیریت پروژه برای هر صنعت است و پنج مرحله مهم فرآیندی شروع، برنامه­ریزی، اجرا، کنترل و خاتمه را تشریح می­کند. این دستورالعمل به طور مداوم با اطلاعات و روش­های جدید به روز می­شود. اگر هنوز از بهترین استراتژی­های مدیریت پروژه برای تیم خود مطمئن نیستید، به شما پیشنهاد می­کنیم تا با این راهنما شروع کنید.

چهار مرحله مهم پی ام باک

2- PRINCE2

PRojects IN Controlled Environment 2 (PRINCE2) مجموعه­ای از روشهای مبتنی بر فرآیند و رویکردهای مستند گرا می­باشد که اجازه می­دهد پروژه­های مختلف را در بخش خصوصی هدایت کنید. PRINCE2 روش استاندارد دولت انگلیس است که ابتدا در این کشور توسعه یافت و امروزه یک نمونه عالی از متدولوژی مدیریت پروژه است که توسط صنایع و شرکت­های دیگر در سطح بین المللی مورد استفاده قرار می­گیرد.

PRINCE2

PRINCE2 بر اساس فرآیندهای سازگار، مراحل کنترل شده (ابتدا، وسط، پایان)، منابع تخصیص یافته صحیح، بررسی منظم پیشرفت و همسویی با توجیهات تجاری است. یک هیئت مدیره بر پروژه نظارت می­کند در حالی که تیم پروژه نقشه را اجرا می­کنند. این تاکتیک برای سازمانهای بزرگتر، جایی که مستندات گسترده و مدیریت فرآیند مورد نیاز است، بهترین متدولوژی مدیریت پروژه است.