بکارگیری BPM در مدیریت پروژه

 

مدیریت فرآیند کسب و کار و یا Business Process Management  (BPM) رشته ­ای در مدیریت عملیات است که در آن افراد از روش­های مختلفی برای کشف، مدل سازی، تجزیه و تحلیل، اندازه­گیری، بهبود، بهینه­ سازی و اتوماسیون فرآیندهای تجاری استفاده می­کنند. BPM ترکیبی از روشهای مورد کاربرد برای مدیریت فرآیندهای تجاری یک شرکت است. فرآیندها می­توانند به شکل ساختار یافته و دارای قابلیت تکرار یا بدون ساختار و متغیر باشند.

مدیریت فرآیندهای تجاری در اکثر سازمان­ها یک چالش بزرگ است. بسیاری از صاحبان مشاغل تصور می­کنند که BPM هزینه هنگفتی است یا فقط فرآیندهای عظیم، ارزش این مدیریت را دارند. با این حال، BPM بدون توجه به اندازه کسب و کار شما مهم است. در این مقاله، یک راهنمای کامل برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار شما با کمک اتوماسیون آورده شده است. به منظور کسب اطلاعات بیشتر، لطفا تا انتهای متن با ما همراه باشید.چنانچه مدیریت برنامه با مدیریت گروهی از پروژه­های وابسته مرتبط باشد، می­تواند از مدیریت برنامه متمایز شود. از دیدگاه دیگر، مدیریت فرآیند شامل مدیریت برنامه است. در مدیریت پروژه، مدیریت فرآیند استفاده از فرآیندی قابل تکرار برای بهبود نتیجه پروژه است.

تمایزهای کلیدی بین مدیریت فرآیند و مدیریت پروژه، تکرارپذیری و قابل پیش بینی بودن است. اگر ساختار و توالی کار منحصر به فرد باشد، پس یک پروژه است. در BPM، توالی کار با توجه به شرایط، قوانین تجارت و غیره می­تواند از نمونه­ای به نمونه دیگر متفاوت باشد. نکته کلیدی قابل پیش بینی بودن آن است، ما همه آنها را از قبل می­شناسیم و شرایط انجام مسیر را درک می­کنیم.

مدیریت فرآیند تجارت، فرآیندها را، دارایی­های مهم سازمان می­­شناسد که برای اعلام و ارائه محصولات و خدمات به همراه ارزش افزوده به مشتریان، باید مدیریت شده و توسعه یابد. ISO 9000 رویکرد فرایند مدیریت یک سازمان را ارتقا می­دهد. هنگام توسعه، پیاده­سازی و بهبود اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت، جهت افزایش رضایت مشتری از طریق تأمین نیازهای مشتری، اتخاذ رویکرد فرآیند را ترویج می­کند.

طرفداران BPM همچنین ادعا می­کنند که این روش می­تواند از طریق فناوری پشتیبانی یا فعال شود. به همین ترتیب، بسیاری از مقالات و محققان حوزه مدیریت فرآیند کسب و کار، به طور مکرر درباره BPM از یکی از دو دیدگاه مردم و یا فناوری بحث می­کنند. BPM پردازش تجارت را با خودکار کردن گردش کار ساده می­کند. در حالی که RPA با ثبت مجموعه­ای از فعالیت­های تکراری که توسط انسان انجام می­شود، وظایف را خودکار می­کند. سازمان­ها برای دستیابی به نتایج بهتر، اتوماسیون تجاری خود را به حداکثر می­رسانند و از هر دو فناوری استفاده می­کنند.

 

پردازش تجارت با خودکار کردن گردش کار توسط BPM

مدیریت فرآیند تجارت (BPM) چیست؟

 BPM، نحوه ایجاد، ویرایش و تجزیه و تحلیل شرکت برای فرآیندهای قابل پیش بینی است که هسته اصلی کار آن را تشکیل می­دهد.هر بخش در یک شرکت وظیفه خاصی دارد که مقداری مواد اولیه یا داده را گرفته و آنها را به چیز دیگری تبدیل می­کند. هر بخش ممکن است دوازده یا تعداد بیشتری فرآیند اصلی داشته باشد. مدیریت فرآیند کسب و کار یک رشته سازمانی است که در آن شرکت یک قدم به عقب رفته و تمام فرآیندها را به طور کلی و جداگانه بررسی می­کند. BPM وضعیت فعلی را تجزیه و تحلیل می­کند و زمینه های بهبود را برای ایجاد یک سازمان موثر و کارآمد­تر شناسایی می­کند.

موسسهBPM ، مدیریت فرآیند تجارت را اینگونه تعریف می­کند:

بهبود و مدیریت فرآیندهای تجاری برای دستیابی به سه نتیجه مهم برای یک شرکت مشتری محور مبتنی بر عملکرد: 1) وضوح جهت استراتژیک، 2) هم ترازی منابع شرکت و 3) نظم و انضباط در کارهای روزمره را افزایش می­دهد. ائتلاف مدیریت گردش کار،  BPM.com و چندین منبع دیگر از تعریف زیر برایBPM  استفاده می­کنند:

بر اساس تعریف آنها، مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) رشته­ای­ است که شامل هر ترکیبی از مدل­سازی، اتوماسیون، اجرا، کنترل، اندازه ­گیری و بهینه­سازی جریان فعالیت­های تجاری، در حمایت از اهداف شرکت، کارمندان، مشتریان و شرکا در داخل و خارج از مرزهای شرکت است.

انجمن متخصصین مدیریت فرآیند تجارت، BPM را چنین تعریف می­کند:

BPM  ، راهکاری منظم برای شناسایی، طراحی، اجرا، اندازه گیری، مستند سازی، نظارت و کنترل فرآیندهای تجاری خودکار و غیر خودکار به منظور دستیابی به نتایج سازگار و هدفمند همسو با اهداف استراتژیک سازمان است. مدیریت فرآیند تجارت، شامل تعریف، بهبود، خلاقیت و مدیریت عمدی، مشارکتی و به طور فزاینده با کمک فناوری فرآیندهای کسب و کار end-to-end است که نتایج تجارت را هدایت و ارزش آفرینی می­کند. علاوه بر این، سازمان را قادر می­سازد تا اهداف تجاری خود را با چابکی بیشتری برآورده کند. BPM یک شرکت را قادر می­سازد تا فرآیندهای تجاری را با استراتژی تجاری خود هماهنگ کند که از طریق بهبود فعالیت­های خاص یا در یک بخش خاص، در سراسر شرکت یا بین سازمان­ها منجر به عملکرد بهتر کلی شرکت می­شود.

علاوه بر این، گارتنر BPM را به شرح زیر تعریف می­کند:

" BPM نظم در مدیریت فرآیندها به جای وظایف است. در واقع، مدیریت فرآیند کسب و کار، به عنوان ابزاری برای بهتر شدن عملکرد تجاری و چابکی عملیاتی می­باشد. مطابق این تعریف، فرآیندها در محدوده­های سازمانی قرار دارند که افراد را بهم پیوند، جریان اطلاعات، سیستم­ها و سایر دارایی­ها را ایجاد و در نهایت به مشتریان و اعضای سازنده ارزش ارائه می­دهد.

معمولا BPM با مجموعه (BPMS) BPM اشتباه گرفته می­شود. BPM یک رشته حرفه­ای است که توسط افراد انجام می­شود، در حالی که BPMS مجموعه­ای از ابزارهاست که برای کمک به متخصصان BPM در رسیدن به اهداف خود طراحی شده است.

 

مفهوم BPM

 

آیا BPM مانند مدیریت وظیفه یا پروژه است؟

BPM نه مدیریت وظیفه است که روی وظایف فردی متمرکز است و نه مدیریت پروژه که جریانهای یک بار یا غیرقابل پیش بینی را کنترل می­کند.مدیریت وظیفه در مورد مدیریت یا سازماندهی مجموعه فعالیت­هایی است که از یک پروژه ناشی می­شود. این پروژه­ها غالبا یکبار مصرف بوده و قابل تکرار نیستند. وقتی این پروژه­ها مانند کارهای ساختمانی به خوبی سازماندهی شوند، از یک نرم افزار مدیریت پروژه مانند 'Microsoft Project' استفاده می­شود. Trello ، Asana یا Kissflow Project ابزار خوبی برای مدیریت وظایف در پروژه­های موقت هستند.

مدیریت فرآیند تجارت یا BPM بیشتر بر روی فرآیندهای تکراری و مداوم متمرکز است که از الگوی قابل پیش بینی یا مدیریت فرآیند پیروی می­کنند.

تمرکز مدیریت فرآیند تجارت بر روی فرآیندهای تکراری و مداوم

 

چرا BPM مهم است؟

عملیات هر کسب و کار شامل مجموعه­ای از فرایندها است که بارها و بارها تکرار می­شوند. این فرایندها هسته اصلی آن تجارت را تشکیل می­دهند. تمام مشاغل، در هر حوزه کاری با اطلاعات، مواد یا گاهی اوقات هر دو اینها کار می­کنند که این داده­ها یا مواد می­توانند دگرگون شوند. به عنوان مثال، مواد اولیه ممکن است در یک کالای قابل فروش تولید شوند. داده­ها ممکن است به یک گزارش تبدیل شوند. هر حوزه تجاری احتمالا مسئول تعداد قابل توجهی از فرآیندهاست.

BPM، هر یک از این فرایندها را تجزیه و تحلیل می­کند. به صورت جداگانه به آنها نگاه می­کند و شامل تجزیه و تحلیل چگونگی تأثیر فرآیندهای مختلف بر یکدیگر است. ایده BPM به این شکل است که ابتدا اطلاعات خوبی در مورد وضعیت فعلی این فرایندها بدست آورد. مرحله بعدی شناسایی محل بهبود فرآیندهاست. هدف نهایی، کارآیی بیشتر سازمان است. مهم است که درک کنیم مدیریت فرآیند کسب و کار، مدیریت وظیفه نیست. وظایف مربوط به پروژه هستند در حالی که فرآیندهای کسب و کار مربوط به عملیات اصلی یک تجارت می­باشند. با این حال، پروژه­ها اغلب نتیجه مدیریت فرآیند تجارت هستند. به عنوان مثال، BPM، می­تواند اضافه کارها را در فرآیند ثبت سفارش در یک خرده فروش آنلاین شناسایی کند. این ­مسئله منجر به پروژه­ای می­شود که شامل تحقیق و انتخاب بسته نرم افزاری جدید باشد که پروژه به یک سری وظایف تقسیم می­شود.

در صورت عدم سازماندهی و سیستم سازی، فرآیندهای ضعیف تجاری می­توانند منجر به ضرب و شتم شوند. در سطح فردی، افراد فقط یک قسمت از یک فرآیند را می­بینند و تعداد کمی از افراد می­توانند اثرات کامل یک فرآیند را بررسی کنند، جایی که شروع می­شود و به پایان می­رسد، داده­های کلیدی مورد نیاز و جایی که گلوگاه­ها و ناکارآمدی­های بالقوه وجود دارد.

فرآیندهای بی نظم و هرج و مرج به کسب و کار آسیب می­رساند و منجر به یک یا چند مورد از سناریوهای زیر می­شود:

• وقت تلف شده
• خطاهای بیشتر
• افزایش سرزنش
• کمبود داده
• روحیه کارمندان

با استفاده از BPM، سازمان­ها می­توانند فرآیندهای خود را بهبود بخشیده و تمام جنبه­های عملکرد را به صورت مطلوب حفظ کنند.

 

مراحل چرخه عمر BPM

فعالیت­های مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) را می­توان به دلخواه در دسته­ هایی مانند طراحی، مدل­سازی، اجرا، نظارت و بهینه ­سازی دسته­ بندی کرد. بنابراین، چرخه زندگی BPM به شرح زیر می­باشد:

 

مراحل چرخه عمر BPM

مرحله 1: طراحی

مرحله طراحی شامل شناسایی فرآیندهای موجود و طراحی فرآیندهای "آینده" است. زمینه­های مورد تمرکز شامل نمایش جریان فرآیند، عوامل موجود در آن، هشدارها و اعلان­ها، تشدیدها، روشهای عملیاتی استاندارد، توافق­نامه­های سطح خدمات و سازوکارهای واگذاری وظایف است. چنانچه فرآیندهای موجود در نظر گرفته شوند، هدف این مرحله اطمینان از یک طراحی جدید صحیح و کارآمد است.

 

طراحی

بهبود پیشنهادی می­تواند در گردش کار انسان به انسان، انسان به سیستم یا سیستم به سیستم باشد و ممکن است چالش­های نظارتی، بازار یا رقابتی را که کسب و کارها با آن روبرو هستند، هدف قرار دهد. فرآیندهای موجود و طراحی یک فرآیند جدید برای برنامه­های مختلف باید هماهنگ شوند و باعث قطع عمده روند نشوند. اکثر فرآیندها شامل یک فرم برای جمع­آوری داده­ها و یک گردش کار برای پردازش آنهاست. فرم خود را آماده و مشخص کنید که در جریان کار چه کسی صاحب هر وظیفه (task) است.

مرحله 2: مدل­سازی کنید

مرحله مدل­سازی از نظر تئوری بررسی و ترکیبی از متغیرها را معرفی می­کند (به عنوان مثال، تغییرات در اجاره یا هزینه­ های مواد که نحوه عملکرد را در شرایط مختلف تعیین می­کند). همچنین، ممکن است شامل اجرای "تجزیه و تحلیل چه می­شود" بر روی فرایندها باشد، به عنوان مثال، "اگر من 75٪ منابع برای انجام همان کار را داشته باشم چه می­شود؟" "اگر بخواهم همان کار را برای 80٪ هزینه فعلی انجام دهم چه خواهد شد؟"

 

 

مدلسازی

 

در این، مرحله روند کلی را در یک طرح بصری نشان دهید. جزئیات مانند مهلت­ها و شرایط را اصلاح کنید تا ایده روشنی از توالی وقایع و جریان داده­ها در فرآیند ارائه دهید. در این بخش می­توانید دستورالعمل­های دقیق برای مدل­سازی BPM (https://kissflow.com/bpm/business-process-modeling/) را مشاهده کنید.

مرحله 3: اجرا کنید

اجرای فرآیند کسب و کار به طور کلی در مورد تصویب یک فرآیند تجاری کشف شده و مدل­سازی شده است. اجرای یک فرآیند تجاری به صورت دستی یا خودکار یا با ترکیبی از کارهای دستی و خودکار کسب و کار انجام می­شود. فرآیندهای دستی کسب و کار، انسان محور است در حالی که فرآیندهای تجاری خودکار، نرم افزار محور هستند. اتوماسیون فرآیند کسب و کار شامل روش­ها و نرم افزارهایی است که برای اتوماسیون فرآیندهای تجاری به کار گرفته شده­ اند.

 

 

اجرا

 

اتوماسیون فرآیند تجارت در لایه فرآیند تجارت یا لایه ارائه دهنده مصرف کننده از SOA Reference Architecture انجام و تنظیم می­شود. مجموعه­های نرم افزاری BPM مانند BPMS یا iBPMS یا سیستم عامل­های کم کد در لایه فرآیند کسب و کار قرار گرفته­اند. در حالی که نرم افزار اتوماسیون فرآیند رباتیک در حال ظهور، اتوماسیون فرآیند کسب و کار را در لایه ارائه (presentation) انجام می­دهد، بنابراین در سیستم­های کاربردی موجود، غیر تهاجمی محسوب و از آن جدا می­شود.

یکی از راههای خودکار­سازی فرآیندها، توسعه یا خرید برنامه­ای است که مراحل مورد نیاز فرآیند را اجرا کند. با این حال، در عمل، این برنامه­ ها به ندرت تمام مراحل فرآیند را به طور دقیق یا کامل اجرا می­کنند. روش دیگر، استفاده از ترکیبی از نرم افزار و مداخله انسانی است. با این حال، این روش پیچیده­تر است و روند مستند­سازی را دشوار می­کند.

در پاسخ به این مشکلات، شرکت­ها نرم افزاری را تولید کرده­اند که روند کامل تجارت (همانطور که در فعالیت طراحی فرآیند توسعه یافته است) را به زبان رایانه­ای تعریف می­کند که کامپیوتر می­تواند مستقیما آن را اجرا کند. مدل­های فرآیند را می­توان از طریق موتورهای اجرایی، اجرا کرد که فرآیندها را مستقیما از مدل خودکار می­کنند (به عنوان مثال، محاسبه برنامه بازپرداخت وام) یا اگر مرحله­ای برای خودکار سازی بسیار پیچیده باشد، مدل­سازی فرآیند کسب و کار (BPMN) قابلیت front-end برای ورود انسان را فراهم می­کند. در مقایسه با هر یک از رویکردهای قبلی، اجرای مستقیم تعریف فرآیند می­تواند ساده­تر باشد و بنابراین بهبود آن آسان­تر است. با این حال، اتوماسیون تعریف فرآیند به زیرساخت­های انعطاف­پذیر و جامعی نیاز دارد که معمولا اجرای این سیستم­ها را در یک محیط قدیمی فناوری اطلاعات منتفی می­داند.

قوانین کسب و کار توسط سیستم­ها برای ارائه تعاریف مربوط به رفتار استفاده شده است و می­توان از موتور قاعده تجارت برای اجرا و حل و فصل فرآیندها استفاده کرد.

ابتدا این فرآیند را با آزمایش مستقیم آن با گروه کوچکی اجرا کنید و سپس آن را برای همه کاربران باز کنید. اطمینان حاصل کنید که دسترسی به اطلاعات حساس را محدود کرده­اید.

مرحله 4: نظارت کنید

نظارت شامل ردیابی فرآیندهای منفرد است، بنابراین اطلاعات مربوط به وضعیت آنها به راحتی دیده  و آماری از عملکرد یک یا چند فرآیند ارائه می­شود. نمونه­ای از این ردیابی به این شکل است که می­توان وضعیت سفارش مشتری را تعیین کرد (به عنوان مثال سفارش وارد شده، در انتظار تحویل، فاکتور پرداخت شده است) تا مشکلات عملکرد آن شناسایی و اصلاح شود.

علاوه بر این، می­توان از این اطلاعات برای کار با مشتریان و تأمین­کنندگان برای بهبود فرآیندهای متصل به آنها استفاده کرد. به عنوان مثال، می­توان به تدابیر مربوط به سرعت پردازش سفارش مشتری یا پردازش تعداد سفارش در ماه گذشته اشاره کرد. این اقدامات به سه دسته زمان چرخه، میزان نقص و بهره­وری تقسیم می­شوند.

میزان نظارت به این مسئله بستگی دارد که کسب و کار می­خواهد چه اطلاعاتی را ارزیابی و تجزیه و تحلیل کند و اینکه چگونه تجارت می­خواهد در زمان واقعی، نزدیک به زمان واقعی یا موقت کنترل شود. در اینجا، نظارت بر فعالیت­های تجاری (BAM) ابزارهای نظارتی را که به طور کلی توسط BPMS ارائه می­شود، توسعه و گسترش می­دهد.

 

نظارت

 

فرایند کاوی مجموعه­ای از روش­ها و ابزارهای مربوط به نظارت بر فرآیند است. هدف از فرآیند کاوی، تجزیه و تحلیل گزارش وقایع استخراج شده از طریق نظارت بر فرآیند و مقایسه آنها با یک مدل فرآیند پیشین است. فرآیند کاوی به تحلیل گران فرآیند اجازه می­دهد تا اختلاف بین اجرای واقعی فرآیند و مدل پیشین را تشخیص داده و همچنین گلوگاه­ها را تجزیه و تحلیل کنند.

پیش بینی فرآیند، پیش بینی تجارت  مربوط به استفاده از داده کاوی، یادگیری ماشین و سایر تکنیک­ها برای پیش بینی اتفاقاتی است که قرار است با اجرای نمونه­های یک فرآیند کسب و کار رخ دهد که به شما این امکان را می­دهد که زمان چرخه آینده، مسائل مربوط به انطباق و غیره را پیش بینی کنید. تکنیک­های پیش بینی فرآیند تجارت شامل ماشین­های بردار پشتیبانی، رویکردهای یادگیری عمیق و جنگل تصادفی است.

هنگام انجام روند کار، فرآیند BPM را تحت نظر داشته باشید. از معیارهای مناسب برای شناسایی پیشرفت، اندازه­گیری کارایی و تعیین محل گلوگاه استفاده کنید. در لینک زیر مقاله مفصل­تری در مورد این مرحله آورده شده است.

(https://kissflow.com/bpm/business-process-monitoring-streamline-processes/)

مرحله 5: بهینه ­سازی کنید

بهینه سازی فرآیند شامل بازیابی اطلاعات عملکرد فرآیند از مرحله مدل­سازی یا نظارت است. شناسایی گلوگاه­های بالقوه یا واقعی و فرصت­های بالقوه برای صرفه جویی در هزینه یا سایر پیشرفت­ها؛ با استفاده از این پیشرفت­ها در طراحی فرآیند انجام می­شود. ابزارهای استخراج فرآیند قادر به کشف فعالیتهای مهم و گلوگاه­ها هستند و ارزش تجاری بیشتری را ایجاد می­کنند.

همانطور که تجزیه و تحلیل می­کنید، به تغییراتی که باید در فرم یا گردش کار شما ایجاد شود، توجه کنید تا کارآیی بیشتری داشته باشد و مراحل بهبود فرآیند کسب و کار را در نظر بگیرید.

 

بهینه ­سازی

انواع مختلف مدیریت فرآیند کسب و کار کدامند؟

سیستم­های BPM را می­توان براساس هدفی که در نظر گرفته­اند، دسته­بندی کرد. در اینجا سه ​​نوع مدیریت فرآیند تجارت وجود دارد:

BPM ادغام محور

این نوع سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار، پردازش­هایی را انجام می­دهد که در درجه اول بین سیستم­های موجود شما بدون درگیری زیاد انسان (به عنوان مثال HRMS ، CRM ، ERP) قرار دارند. یکپارچه­سازی سیستم­های BPM دارای اتصالات گسترده و دسترسی API هستند تا بتوانند فرآیندهایی را ایجاد کنند که سریع حرکت می­کنند.

BPM کاربر محور

BPM کاربر محور برای آن دسته از فرآیندهایی است که در درجه اول توسط انسان انجام می­شود. این سیستم­های مدیریت فرآیند کسب و کار،  اغلب مصوبات و وظایف زیادی را توسط افراد انجام می­دهند. این سیستم عاملها در یک رابط کاربری دوستانه، اعلان­های آسان و ردیابی سریع بسیار عالی هستند.

BPM سند محور

این راه حل­های مدیریت فرآیند کسب و کار زمانی لازم است که یک سند (به عنوان مثال یک قرارداد یا یک توافق نامه) در هسته اصلی فرآیند باشد. آنها مسیریابی، قالب­بندی، تأیید و امضای سند را هنگام انجام کارها از طریق گردش کار امکان پذیر می­کنند. اکثر سیستم­های BPM، می­توانند عناصر هر یک از اینها را در خود جای دهند، اما هر یک  از آنها معمولا دارای یک تخصص هستند.

مزایای استفاده از مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM چیست؟

 

مزایای BPM

در اینجا برخی از مزایای اصلی استفاده از BPM در تجارت شما ذکر شده است:

• کنترل فرآیندهای بی نظم و ناپایدار را بدست آورید

• ایجاد، نقشه برداری، تجزیه و تحلیل و بهبود فرآیندهای تجاری

• عملیات روزمره را با کارآیی بیشتری اجرا کنید

• اهداف بزرگتر سازمانی را تحقق بخشید

• به سمت تحول دیجیتال حرکت کنید

• بهبود و بهینه ­سازی عملیات درهم را انجام دهید.

• هنگام حرکت موارد فردی، از نزدیک ردیابی کنید.

در ادامه این مقاله، با جزئیات بیشتری به مزایای BPM برای تجارت شما پرداخته می­شود:

https://www.chargoon.com/blog/1399/06/12/استقرار-مدیریت-فرآیند-کسب-و-کار/

1- توانایی BPM برای کمک به مشاغل در کاهش هزینه ­ها

 

 

کاهش هزینه­ ها با BPM

 

 

در یک نظرسنجی انجام شده در سال 2018 توسط RedHat، بیش از 50 درصد از شرکت­کنندگان، پس انداز را به عنوان دلیل اصلی پذیرش BPM تشخیص داده­اند. شرکت­ها برای اینکه عملکردی ثابتی داشته باشند، باید روی کاهش هزینه­ ها تمرکز کنند.

مهم است که به یاد داشته باشید که BPM، با درک آغاز می­شود. در بسیاری از موارد، این به معنای شناسایی هر فرآیند تجاری است. سپس، می­توانید مراحل اساسی را عملی کرده و چگونگی کارکرد آن را مشاهده کنید.

سپس، آن فرآیندها با جزئیات ترسیم می­شوند. نقشه­های فرایند بینش خوبی در مورد مدت زمان، منابع مورد نیاز، فرکانس و هزینه­های موجود ارائه می­دهند. این مراحل اغلب باید بین چندین تیم هماهنگ شود، زیرا مهمترین فرآیندهای یک سازمان اغلب یک یا چند حوزه کسب و کار را لمس می­کند.

هنگامی که فرآیند نقشه­برداری به پایان رسید، تشخیص محل هزینه ­ها بسیار آسان­تر است. این امر می­تواند با حذف افزونگی­ ها، شناسایی موارد کنترل کیفیت و برجسته ­سازی بیش از حد مواد و هزینه­های کار حاصل شود. البته کاهش هزینه فقط یکی از مزایای این فرآیند است.

نقشه فرآیند BPM

 

همچنین، BPM به سازمان­ها کمک می­کند تا  فرآیندهایی که فاقد ارزش لازم برای صرف وقت و سرمایه­گذاری هستند، را به خوبی شناسایی کنند. گاهی اوقات، می­توان این فرآیندها را از بین برد و در بعضی موارد دیگر، آنها می­توانند به خارج از کشور جذب شوند. به عنوان مثال، یک شرکت چند ملیتی ممکن است تشخیص دهد که بهتر است کارهای محلی­ خود را به خارج از کشور برون سپاری کند.

2- تشخیص خواسته ­های جدید مشتری و ارائه پاسخ مناسب به آنها بوسیله BPM

مشاغل موفق باید پاسخگو باشند. آنها باید بتوانند خواسته ­ها و ترجیحات مشتری را تغییر و سریعا واکنش نشان دهند. این بخش دیگری است که یک استراتژی موفق BPM می­تواند واقعا به تصمیم گیرندگان کمک کرد کند.

یکی از تغییراتی که اخیرا در نحوه مدیریت فرآیند مشاهده شده این است که فرآیندها بیشتر بر مشتری تمرکز داشته و در اطراف بهره­وری متمرکز نیستند. به جای پرسیدن چگونگی بهبود فرآیندها برای بیرون آوردن سریع و کارآمدتر محصول، اکنون ذینفعان می­خواهند فرآیندها را بهبود بخشند تا نیازهای مشتری را بهتر برآورده کنند. این مسئله تأثیر مستقیمی بر معیارهایی مانند رضایت و حفظ مشتری دارد. بعلاوه، اصلاح فرآیندهای کسب و کار به گونه­ای که نیازهای مشتری را برآورده کنند، اغلب منجر به پیشرفت­های مهم دیگری می­شود که افزایش بهره­وری و کارایی را به دنبال دارد.

نرم افزارهای BPM مانند Process Street می­تواند به عنوان ابزاری برای مدل­سازی ایده­ های جدید فرآیند مشتری، مورد استفاده قرار گیرد. سپس، می­توان این موارد را در شرایط مختلف اجرا کرد. یک راه حل خوب BPM به شما این امکان را می­دهد تا قبل از اجرای تغییرات در شرایط تولید، آنها را آزمایش کنید.

 

Process Street

 

با تمرکز بر نیازهای مشتریان، مدیران کسب و کار می­توانند روندهای تغییر یافته در نیازها و ترجیحات مشتری را شناسایی کنند. در اینجا برخی از سایر مزایای تغییر روندها به گونه ه­ای است که مشتری مدار باشند، آورده شده است:

• تأمین نیازهای مشتری اغلب به طور غیر مستقیم منجر به بهبود بهره­وری می­شود.

• فرآیندها انعطاف ­پذیرتر می­شوند تا به نیازهای متغیر پاسخ دهند.

• یک رویکرد مبتنی بر راه حل را تشویق می­کند.

• فرآیندها را می­توان با هدف جدید و بهبود تجارب مشتری مهندسی کرد.

• نوآوری تشویق می­شود.

• نرم افزار BPM به شما این امکان را می­دهد تا با کنترل کیفیت داخلی، تغییرات را سریع انجام دهید.

3- درک شرکت­ها از کارآمدی پایین مدل­های قدیمی تجاری

اگر شرکت شما طبق یک مدل تجاری منسوخ شده کار کرده باشد، امروز وقت آن است که تغییرات را ایجاد کنید، نه در زمانهای آینده. شما به سادگی نمی­توانید تغییراتی را که در اطراف شما اتفاق می­افتد نادیده بگیرید. همه موارد فناوری، مردم، عادات مشتری، تغییر شرایط اقتصادی-اجتماعی به ایجاد یک تغییر سریع در چشم انداز شما کمک می­کنند. اگر نتوانید در زمان مناسب تغییرات صحیح را ایجاد کنید، در واقع تضمین می­شود که رقبا در هر مرحله از شما پیشی بگیرند.

BPM به شما کمک می­کند تا فرآیندهای فعلی خود را درک کرده و فرآیندهای جدیدی ایجاد کنید. در حقیقت، گزارشی از گارتنر توضیح می­دهد که چگونه BPM می­تواند اطمینان حاصل کند که تحول تجاری با موفقیت اتفاق می­افتد. یکی از جزئیات گزارش وی، این است که مشاغل ایجاد کننده تغییر، باید نتایج جدید کسب و کار را شناسایی کنند.

کنترل و توسعه اجزای سیستم­های مدیریت

 

در اینجا چند اقدام مهم دیگر نیز وجود دارد:

• یک راه حل موثر BPM به صاحبان مشاغل کمک می­کند تا فرآیندهایی را که باید برای بدست آوردن نتایج مورد نیاز خود شامل می­شوند، شناسایی کنند.

• نه تنها به طور کلی، بلکه برای هر پروژه، شناسایی آینده محل کسب و کار مهم است. موفقیت یا عدم موفقیت یک پروژه می­تواند به این مسئله بستگی داشته باشد که یک راه حل موثر BPM از قبل وجود دارد یا نه؟

• نقاط ضعف باید مشخص شود که بتوان تغییرات را ایجاد کرد تا اطمینان حاصل شود که سازمان از توانایی های مورد نیاز برای حرکت به سمت جلو برخوردار است.

4- افزایش بهره­وری به کمک مدیریت فرآیند تجارت

با افزایش رقابت و شرایط بقا بیشتر، شرکت­ها باید در بهترین حالت ممکن کار کنند. BPM می­تواند به افزایش بهره­وری کمک کند و شرکت­ها را قادر می­سازد به خدمات بیشتری را به مشتریان ارائه دهند. یک نمونه از این شرکت­ها، آدیداس است که یک روند اساسی را طی کرد که منجر به تحقق چندین هدف سازمانی شد، یکی از آنها بهبود بهره ­وری بود. به طور خاص، آنها قادر به کاهش زمان تاخیر بین قرار دادن سفارش و قابل مشاهده بودن سفارشات در سیستم بودند. این امر منجر به پر کردن سریعتر و کارآمدتر سفارشات می­شود. تمام این موارد، به لطف نوع تجزیه و تحلیل عینی بود که مدیریت خوب فرآیند تجارت ایجاد می­کند. بدون BPM، شرکت احتمالا این ناکارآمدی را تشخیص نخواهد داد.

5- افزایش شانس شرکت­های استفاده کننده از BPM برای ادامه رقابت

افزایش موارد باطله به علت ناکارآمدی فرآیندها

 

اگر شرکتی نتواند از پس رقبای خود برآید، خود را به سرعت کنار می­زند که می­تواند منجر به سقوط آن می­شود. وقتی فرآیندهای شما تکراری و ناکارآمد باشند، پر از زباله می­شوند، این بدان معناست که شما وقت کافی برای تمرکز بر تحقیق و توسعه یا سایر مراحل را ندارید که باعث می­شود شرکت شما از رقابت دور شود. این بدان دلیل است که بدون ساده ­سازی فرآیندهای کسب و کار، تمرکز شما همیشه بر عملیاتی خواهد بود که نوآوری را محدود و اجازه می­دهد موارد ناکارآمد (waste) ایجاد شوند. وقتی فرآیندهای کسب و کار قابل اعتماد و کارآمد باشند، کسب و کار شما منابع بیشتری را خواهد داشت که می­تواند آنها را به رشد و توسعه بیشتر اختصاص دهد.

6. BPM و سهولت در حفظ مشتری

به دست آوردن مشتری­های جدید به اندازه کافی دشوار است و حفظ آنها حتی می­تواند یک چالش بزرگتر باشد. با این حال، حفظ مشتری، ROI بسیار بیشتری نسبت به تبدیل مشتری جدید دارد. انجام این کار هزینه کمتری دارد و مشتریان موجود با گذشت زمان سود بیشتری را ارائه می­دهند.

وقتی معیارهایی مانند بهره­وری و نوآوری را بهبود می­بخشید، به احتمال زیاد مشتریان از تجارت شما راضی خواهند بود. این مسئله منجر به بهبود احتباس می­شود. اگر بتوانید استفاده خود از BPM را برای ایجاد تجارب بهتر مشتری تراز کنید، از این پاداش بهره خواهید برد. این موضوع بسیار مهم است، زیرا 67٪ از مشتریان اظهار می­کنند که تجربه ضعیف، دلیل اصلی آنها در کنار گذاشتن محصول یا خدمات است.

با گره خوردن پشتیبانی مشتری، موفقیت و خدمات در سایر فعالیتهای شرکت خود از طریق یک رویکرد BPM یکپارچه، می­توانید حتی بیشتر توسعه دهید.

7. استاندارد سازی فرآیندهای شما با استفاده از BPM

برای یک شرکت مهم است که یک برنامه استراتژیک و روشنی از نحوه انجام کارها داشته باشد. BPM به شما کمک می­کند تا فرآیندهای شرکت خود را استاندارد کنید. وقتی فرآیندها استاندارد نباشند، کنترل کیفیت از جمله مواردی است که دشوار می­شود.

 

استانداردسازی فعالیت­ها با استفاده از BPM

 

در ادامه برخی از سایر مزایایی که می­توانید با استفاده از BPM برای استاندارد کردن نحوه انجام کارها در سازمان خود متوجه شوید، آورده شده است:

• زمانی که فرآیندها استاندارد شوند، بهبود آنها در آینده آسان­تر می­شود. فرآیندها در فرآیند استاندارد سازی ثبت می­شوند. همچنین، می­توانید فرآیندها را استاندارد کنید، سپس مراحل بهبودی فرآیند تجارت (BPI) را انجام دهید.

• فرآیندهای استاندارد منجر به بهره ­وری بیشتر و افزایش تولید می­شود. هنگام استاندارد کردن، بهترین روش­ها را برای استفاده شناسایی ­کنید. سپس، می­توانید آنها را سر جای خود قرار دهید و در سراسر سازمان منتشر کنید.

• پردازش با استانداردسازی بسیار آسان­تر است. می­توان به استخدام­های جدید، همه موارد یکسان را آموزش داد. نقل و انتقالات کارمندان و سایر حرکتهای جانبی را نیز تصور کنید. وقتی فرآیندهای عملیاتی، استاندارد می­شوند، در روش­های جدید به میزان قابل توجهی نیاز به آموزش مجدد کارکنان وجود دارد.

• هنگامی که فرآیندهای استاندارد دارید، می­توانید زمان بندی آنها را در زمان­های مورد نیاز، شروع کنید. فرآیندهای استاندارد سازی شده، به شما کمک می­کند تا اقدامات مربوط به تجارت شخصی خود را درک کرده و از آنها پیشگیری کنید.

8- همکاری بین بخشی با کمک BPM

همه افراد در یک شرکت باید متحد باشند و برای رسیدن به یک هدف مشترک با یکدیگر کار کنند. BPM به بهبود همکاری بین بخشی کمک می­کند که مزایای بی­نظیری برای شرکت دارد. بدون BPM، حوزه­های مختلف تجاری ممکن است کاملا از نحوه ارتباط یا تعارض فرآیندهای آنها با یکدیگر بی اطلاع باشند. این مسئله به دو صورت اتفاق می­افتد. ابتدا، در مرحله نقشه برداری و استاندارد سازی فرآیند، مناطق و تیم­های مختلف تجاری باید با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. آنها باید فرایندهایی را که به اشتراک گذاشته می­شوند، شناسایی و مکان­های اضافی را مشخص کنند. همچنین، باید تعین شود که در چه مواردی اطلاعات و تخصص­های مشترک مفید هستند. در مرحله بعدی، با ادامه استراتژی­های ایجاد شده از طریق BPM، این همکاری به پیشرفت خود ادامه می­دهد.

9- BPM و بهبود بخشیدن به ایمنی، امنیت و انطباق

 

افزایش ایمنی و امنیت با BPM

 

اکثر اوقات، مسائل مربوط به ایمنی، امنیت و انطباق از عدم شفافیت ناشی می­شود. به عنوان مثال، یک کار مهم که توسط یک حوزه تجاری کنترل می­شود، نظارت لازم را انجام نمی­دهد. بعدا مشخص می­شود که فرایندهای انجام شده برای تکمیل آن با رعایت استانداردهای انطباق ندارد و یا شاید ناامن است. در نتیجه، این شرکت می­تواند خود را از قوانین یا استانداردهایی که توسط سازمان­های مختلف دولتی یا نهادهای صدور مجوز تعیین شده است، نامناسب ببیند.

با استفاده از یک طرح جامع BPM، این فرایندها در تاریکی باقی نمی­مانند. در عوض، ذینفعان از مسائل مربوط به انطباق آگاه می­شوند، بهتر می­توانند در مورد هرگونه تغییر به روز باشند و اطمینان حاصل کنند که کلیه فرایندها از نظر ایمنی و انطباق با استانداردهای امنیتی داخلی و خارجی مطابقت دارند. این موضوع می­تواند به کاهش قابل توجه مسئولیت و نگرانی­های ایمنی کمک کند.

منابع انسانی (HR)

آیا تا به حال احساس کرده­اید که روند پردازش سازمان شما بسیار پیچیده و آشفته است؟ آیا بخش منابع انسانی شما از داوطلبان می­خواهد فرم­های کاغذی را که باعث خستگی آنها می­شود، پر کنند؟ این به این دلیل است که بخش منابع انسانی شما فاقد اصل مدیریت فرآیند تجارت است. BPM، به شما کمک می­کند تا فرآیندهای منابع انسانی خود را از end-to-end خودکار کنید و در نتیجه هزینه، زمان و فرم کاغذ را کاهش دهید.

 

خودکار کردن منابع انسانی

 

فروش­ (Sales)

در بیشتر سازمان­ها، تیم فروش برای تأیید فاکتورهای فروش مدت زمان زیادی را صرف هماهنگی با تیم حساب­های دریافتنی (AR) می­کند. حتی اشتباه تایپی در فاکتورها، زندگی فروشندگان را خراب می­کند. این درست جایی است که BPM نمایان می­شود، زیرا فرآیند تأیید فاکتور را خودکار می­کند، در نتیجه احتمال خطاهای دستی و توضیحات رفت و برگشت بین فروشندگان و تیم AR از بین می­رود.

 

 

خودکار کردن تایید فاکتور

 

دارایی (Finance)

هر روز یک تیم مالی با فرم­های کاغذی و ایمیل بمباران می­شود، زیرا هر چیزی که شامل پول می­باشد باید از طریق آنها عبور کند. به عنوان مثال، اگر تیم مدیریت دارایی بخواهد 50 لپ تاپ خریداری کند، آنها سهمیه ه­ای را که از فروشنده دریافت کرده ­اند، برای تأیید به تیم مالی ارسال می­کنند. این فقط یک مورد است. تصور کنید که روزانه چه تعداد ایمیل و فرم کاغذی از تیم­های مختلف دریافت می­کنند. بدون وجود یک سیستم در اختیار، مدیریت همه اینها برای آنها دشوار است. سیستم مدیریت فرآیند تجارت (BPM) به آنها کمک می­کند تا تمام این موارد را مدیریت کنند.

 

 

تایید امور مالی توسط سیستم BPM

 

ویژگی­هایی که هر ابزار مدیریت فرآیند تجاری شایسته باید داشته باشد

اکنون که می­دانید چرا دقیقا یک سیستم BPM ضروری است، در ادامه لیستی از ویژگی­هایی که یک سیستم مدیریت فرآیند کاری خوب باید داشته باشد، آورده شده است.

• ابزار نمودار سازی فرآیند بصری

• طراح فرم Drag-and-drop

• کنترل دسترسی مبتنی بر نقش

• پشتیبانی موبایل

• ویژگی­های مدیر قدرتمند

• ورود به سیستم (SSO)

• ادغام با سیستم­های نرم افزاری موجود

• گزارش­ها و تجزیه و تحلیل­ها

• عملکرد برای پایگاه­های کاربر بزرگ

• معیارهای عملکرد فرآیند