مدیریت پروژه سازمانی یا Enterprise Project Management (EPM) عبارت است از مدیریت چندین پروژه و استفاده از منابع مشترک سازمان در محیطی متمرکز. مدیریت پروژه سازمانی توانایی اجرای مجموعه­ای از استانداردها، روند و روش­ها را در مدیریت پروژه ­ها فراهم می­کند. EPM مدیریت شرکت، مدیران، دارندگان سهام و مدیران سطح بالا را قادر می­سازد تا اطلاعات مربوط به همه پروژه­های سازمان خود را مشاهده و تجزیه و تحلیل کنند. این دیدگاه متمرکز به درک ماهیت پیشرفت فعالیت در سازمان کمک می­کند.

Enterprise Project Management

 

 

 

• بهره ­وری بهبود یافته
• کاهش خطر
• خروجی و محصولات نهایی با کیفیت بالاتر
• استفاده کامل از مهارت­ها و توانایی­های تیمی
• خلاقیت بیشتر
• افزایش قابلیت اطمینان تحویل
• رضایت بیشتر مشتری

 

 

Microsoft Enterprise Project Management Solution (EPM) یک پلتفرم انعطاف پذیر، end-to-end است که توسط سازمان­ها در طیف گسترده­ای از صنایع برای اتوماسیون فرآیندهای اولیه PPM استفاده می­شود.

مایکروسافت راه حل مدیریت پروژه Microsoft Office Enterprise (EPM) برای سازمان­هایی ایده آل است که به هماهنگی و استاندارد­سازی قوی بین پروژه ­ها و مدیران پروژه، مدیریت متمرکز منابع، گزارش و گزارش­دهی در سطح بالاتر را نیاز دارند.

راه حل مدیریت پروژه Microsoft Office Enterprise مجموعه کاملی از قابلیت­ها را برای تیم­های پروژه، مدیران و مدیران اجرایی فراهم می­کند و مزایای خاصی را برای اداره بهتر IT و یک دفتر مدیریت برنامه با عملکرد بالاتر فراهم می­کند.

Microsoft EPM Solution قابلیت­های ابتکاری را برای مدیریت کل پورتفولیوها از ابتکارات پروژه­ها یا برنامه­ها فراهم می­کند. این راه حل جامع یک پلتفرم قوی برای همکاری، ارتباطات و مشورت به سازمانها یا بخشها ارائه می­دهد.

چرخه زندگی کامل پروژه، درست از زمان ایده (پیشنهاد) تا زمان بسته شدن، می­تواند برنامه­ریزی، اجرا و نظارت شود. انواع مراحل پروژه با فرآیندهای مربوطه می­تواند در راه حل EPM نگاشت شود. سازمان­ها می­توانند در مورد سرمایه­گذاری پروژه، سرمایه بزرگ کردن منابع، افزایش هزینه و غیره، تصمیمات منطقی و محاسباتی مختلفی را بگیرند. با وجود راه حل EPM، تیم پراکنده از نظر جغرافیایی می­تواند فعالیت­های پروژه را مدیریت و به روزرسانی کرده و اطلاعات را به یک مخزن مرکزی منتقل کند.

Microsoft EPM Solution توسط تحلیلگران صنعت به عنوان یک راه حل پیشتاز PPM شناخته شده است. در سال 2007، 2008 و 2009، Microsoft EPM Solution به عنوان رهبر Gartner’s Magic Quadrant برای فناوری اطلاعات و پورتفولیوها (ITPPM) معرفی شد و توسط IDC به عنوان چرخه حیات محصول پیشرو شناخته شده است.

 

 

Microsoft EPM Solution

نسخه به روزرسانی شده اخیر مایکروسافت EPM 2013 در راستای مجموعه Office 365 معرفی شده است. Microsoft EPM 2013 یک راه حل انعطاف پذیر آنلاین برای مدیریت پورتفولیوها پروژه (PPM) و کارهای روزمره است. این راه حل به ویژه برای افرادی که نیاز به مدیریت کامل پروژه یا پورتفولیوهای پروژه بر روی دسک تاپ و همچنین کار آنلاین از هر مکانی را دارند، طراحی شده است.

Microsoft EPM Solution برای سازگاری با میزبان و همچنین در محیط داخلی به اندازه کافی سازگار است. راه حل میزبان معروف به "پروژه آنلاین" همکاری و ادغام قوی با مجموعه های Microsoft Office 365 را فراهم می­کند و اشتراک­های مختلفی را می توان با توجه به نیازهای فرد تهیه کرد.

 

 

راه حل EPM به سازمان­ها کمک می­کند تا ضروریات تجاری زیر را انجام دهند:

حاکمیت - مدیریت تقاضا: به صورت شهودی همه درخواست­ها را در یک مخزن مرکزی ضبط کرده و با استفاده از گردش کار، آنها را مدیریت کنید.

انتخاب پورتفولیوها و تجزیه و تحلیل: بخش اولویت­بندی، بهینه­سازی و انتخاب پورتفولیوها پروژه که به بهترین وجه با استراتژی تجاری سازمان سازگار باشد.

مدیریت منابع: به طور فعال و واكنشی منابع را در طول چرخه عمر پروژه مدیریت كنید.

مدیریت برنامه: برنامه ­های ساده و پیچیده پروژه را به راحتی ایجاد و با آنها ارتباط برقرار کنید.

مدیریت مالی: کنترل و اندازه­گیری عملکرد مالی پروژه و پورتفولیوها را انجام دهید.

مدیریت زمان و کار: مجموعه به روزرسانی­های وضعیت و وضعیت را از اعضای تیم ساده کنید.

همکاری تیمی: بهتر است تیم­های مختلف را برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات و همکاری در ارتباط با یکدیگر متصل کنید.

مدیریت ریسک: شناسایی، کاهش و برقراری ارتباط موضوعات و خطراتی که می­توانند بر موفقیت پروژه تأثیر منفی بگذارند.

هوش تجاری و گزارشگری: به طور موثری عملکرد پروژه را اندازه­گیری کرده و در همه پورتفولیوها قابل مشاهده و کنترل است.

مدیریت برنامه: شروع، برنامه­ریزی و ارائه برنامه­های استراتژیک را انجام دهید.

مدیریت (PLM) / راه حل توسعه محصول جدید (NPD).

مدیریت تقاضا:   نمای کاملی از همه کارها در یک مکان مرکزی را ارائه می­دهد. هدف آن کمک به سازمانها برای دستیابی سریع به داشتن دیدی مناسب در پروژه­ها و فعالیت­های عملیاتی است. با استانداردسازی و ساده­سازی جمع آوری داده­ها؛ تصمیم­گیری را افزایش داده و ابتکارات را تحت کنترل مناسب در طول چرخه زندگی خود قرار دهید.

 

Microsoft EPM Solution قابلیت مدیریت انعطاف پذیر تقاضا را برای کمک به سازمانها در انجام موارد زیر فراهم می­کند:

• ایجاد گردش کار برای کنترل انواع مختلف درخواست­های کاری.
• ساده کردن جمع­ آوری داد ه­ها به طور استاندارد با استفاده از فرم­های قابل تنظیم و الگوهای مورد نیاز تجاری.
• ضبط همه درخواست­ها در یک مخزن مرکزی برای افزایش دید.

 

: Microsoft Project Server 2010 این مایکروسافت خدمات پلتفرم همکاری تجاری SharePoint Server 2010 را با قابلیت اجرای ساخت یافته گرد هم آورده است تا راه حل­های مدیریت کار انعطاف­پذیری را ارائه دهید. Project Server 2010 مدیریت پروژه و پورتفولیوها را متحد می­کند تا به سازمانها کمک کند منابع و سرمایه­گذاری­ها را با اولویت­های کاری خود هماهنگ کنند، کنترل انواع کارها را بدست آورند و عملکرد را با استفاده از داشبورد قدرتمند تجسم کنند.

Microsoft Project Professional 2010  : روش­های قدرتمند و بصری را برای ساده­سازی برنامه­ریزی، همکاری و مدیریت منابع ارائه می­دهد تا مدیران بتوانند با موفقیت با تمام انواع پروژه­ها سر و کار داشته باشند. اتصال Project Professional 2010 با Project Server 2010 تضمین می­کند که سازمان­ها می­توانند مزایای کسب و کار اضافی PPM متحد را درک کنند.

 

                                                                                        نرم افزار مدیریت پروژه سازمانی

یکی از رایج­ترین درخواست­هایی است که شرکت­های استقرار EPM دریافت می­کنند به این شرح است که: "آیا می­توانید به ما کمک کنید تا سیستم EPM مناسب را نصب کنیم و ظرف چند روز آن را راه اندازی کنیم؟" صرف نظر از اندازه سازمان، پاسخ کوتاه، متأسفانه "نه" است. چالش فناوری نیست؛ بلکه مجموعه­ای از سیاست، روند، رویه و عمل است که امکان ایجاد تحول گسترده در سازمان را دارد.

اجازه دهید تا در ادامه این مقاله نگاهی بیندازیم به یک برنامه استقرار EPM که باید شامل چه مواردی باشد و اینکه چگونه می­توان برنامه مناسب را ایجاد کنید. در این مطلب، نکات مهم شناسایی شده و حتی مدت زمان تخمینی لازم برای هر مرحله در یک سازمان متوسط ​​با چند صد کاربر سیستم EPM بیان شده است. قبل تخمین هر بار به مدت کوتاه یا خیلی طولانی، به این فکر کنید که برای انجام آن بخش باید در سازمان خاص خود چه کاری را انجام دهید. مسئله مدت زمان برآورد کار نیست، بلکه برآورد تقویم است، بنابراین به خاطر داشته باشید که چه مدت طول می­کشد تا افراد خاصی برای انجام کار شما جمع شوند. در ادامه، نحوه ایجاد یک برنامه استقرار EPM ارائه شده است.

 

 

ایجاد یک برنامه استقرار EPM

1. تیم استقرار سیستم EPM را ایجاد کنید

اگر تیم پروژه­ای نداشته باشیم، پروژه ما خیلی جلو نخواهد رفت. برای گذراندن پروژه از مرحله ایده تا تولید باید تعدادی از افراد به عنوان تیم پروژه گردآوری شوند. با در نظر گرفتن یک طرح اجمالی، باید در مورد افرادی که تا دو سال دیگر در این پروژه هستند، فکر کنید. مراحل اصلی در مرحله اول به شرح زیر می­باشد:

 ذینفعان اصلی را شناسایی کنید.

قبل از شروع پروژه، اغلب یک ذینفع اصلی وجود دارد که معمولا، فردی در سطح اجرایی است. این یک شروع عالی است، اما برای دستیابی پروژه به نتیجه مناسب کافی نیست. شناسایی صاحب مشاغل برای استقرار موفقیت آمیز سیستم EPM حیاتی است و باید بلافاصله انجام شود. صاحب مشاغل شخصی خواهد بود که از مزایای سیستم تکمیل شده استفاده می­کند و ارزش انجام کار برای تکمیل EPM را می­داند. همچنین، ممکن است یک یا چند حامی مالی اجرایی وجود داشته باشد. حامیان مالی اجرایی ممکن است کارکنان سطح مدیریتی باشند که برای نتایج نهایی از برخی موارد استفاده می­کنند، همچنین، ممکن است شامل افرادی باشند که تا پایان پروژه بر روی آن کار می­کنند و سپس با سرمایه­گذاری اندک در عملیات نهایی محیط EPM، کار خود را ادامه می­دهند. بدون اسپانسر اجرایی می­توانید ادامه بدهید، اما بدون صاحب مشاغل ادامه کار ممکن نیست.

 

شناسایی ذینفعان اصلی

 منابع تخصصی داخلی را شناسایی کنید

تیم پروژه با تعیین اینکه صاحب مشاغل و احتمالا حامیان مالی چه کسانی هستند، باید تعیین کند که چه تخصص داخلی برای پیشبرد پروژه مورد نیاز و در دسترس است. اغلب ما در یک فناوری خاص مانند نسخه فعلی نرم افزار EPM کمبود تخصص را خواهیم یافت، اما این تنها نوع تخصص مورد نیاز ما نیست. آگاهی داخلی از فرآیندها، عملکردها، رویه­ها، نقش­ها و مسئولیت­های سازمان و مکانی که می­توان داده­ها را برای هدایت فرآیند در آن قرار داد، ضروری است.

 مشارکت در تخصص خارجی (در صورت لزوم)

تشخیص این مطلب که دانش تیم یا مهارت در تیم برای انتقال از مدیریت پروژه غیر سازمانی به مدیریت پروژه سازمانی فاصله دارد، معمول است. اگر این امر حقیقت داشته باشد، هیچ جایگزینی برای یافتن شخصی با دانش فنی کافی وجود ندارد. به هر میزان که منابع داخلی در دسترس نباشد، آنها باید از خارج جذب شوند. این افراد ممکن است به عنوان مشاوره یا برون سپاری بخشی از قرارداد درگیر شوند یا برای استفاده طولانی مدت در محیطی استخدام شوند که به پیشرفت آنها کمک خواهد کرد. آموزش این از نوع تخصص، از داخل به ندرت موفقیت آمیز است. معمول­ترین چالشی که در این زمینه می­بینیم این است که دریابیم به منابع داخلی مسئولیت داده شده است، اما دانش کافی را ندارند یا فقط دانش محدودی دارند. گلایه­ای که اغلب اوقات شما با آن مواجه می­شوید این است که "من فقط یک بار از نرم افزار EPM استفاده کردم و اکنون از من خواسته شده تا آن را مستقر کنم".

 

 

مشارکت در تخصص خارجی

اندازه تیم شما، به گستردگی پروژه نهایی بستگی دارد. یافتن برخی افراد برای پروژه در چندین ماه غیر معمول نیست، چرا که بعدا با تغییر مراحل پروژه با افراد دیگری جایگزین می­شوند. اقتدار تیم و پشتیبانی مدیریت نیز برای ایجاد EPM، در این زمان حیاتی است.

اوه! شگفت آور به نظر می­رسد، استقرارهای EPM محتمل­ترین پروژه­ها در سازمان هستند که بدون هیچ عنصری که شما در هر طرح استقرار دیگری قرار دهید، به کار گرفته می­شوند. بنابراین، یک برنامه زمانبندی، بودجه و منشور پروژه را تهیه کنید و منابع کافی و غیره را به آن اختصاص دهید.

زمان تحقق این امر: چهار هفته.

2. اهداف تجاری را شناسایی کنید

 

 

شناسایی اهداف تجاری

پس از اینکه شما تیم پروژه را جمع کردید، اکنون زمان آن فرا رسیده است که به کار خود بپردازید! در واقع، باید محدوده پروژه را شناسایی کرده و در صورت بزرگ بودن، آن را به فازهای مختلف تقسیم و سپس برنامه­ای برای کار، ایجاد کنید. و اما آنچه در این مرحله برای استقرار EPM باید انجام دهید، عبارت است:

کارگاه­های اجرایی و سهامداران

راهی برای دور زدن این مرحله وجود ندارد! تمام هدف از ایجاد یک محیط EPM، این است که مدیریت و کاربران نهایی بتوانند تصمیمات شغلی بهتری را اتخاذ کنند. بنابراین، پرسنل مدیریت مربوطه باید در ابتدای فرآیند، مدتی سرمایه گذاری کرده تا بتوانند برای تعیین تصمیماتی که با استفاده از سیستم EPM گرفته می­شود، کمک کنند. این امر، فرصتی مناسب برای تیم اعزامی است تا در حالی که توجه مدیریت را دارند، دو مورد بسیار بسیار مهم دیگر را نیز بدست آورند. مورد اول، تعهد مدیریت به فرآیند، تلاش و منافع نهایی است. مورد دیگر و بسیار مهمتر، انتظارات مدیریت شده از مدیریت است. متداول­ترین انتظار مدیریت این است که این کار در چند روز یا چند هفته کوتاه محقق شود. بنابراین، به جای اینکه کاری را شروع کنید که با زمان و منابع کافی امکان تحویل آن وجود ندارد، بهتر است فورا کارگاه­های اجرایی انجام شود. نتایج حاصل از این کارگاه­ها، اهداف تجاری خواهد بود که دامنه را تشکیل می­دهد و در نهایت برنامه را تعیین می­کند.

 

کارگاه­های اجرایی

تأثیر نقش مدیریت را شناسایی کنید

هنگامی که مدیریت با اهداف تجاری تعیین شده موافقت کرد، باید یک یا دو جلسه برگزار شود تا تأثیر آن را بر نقش­ها و مسئولیت­های مدیریت مشخص کند. یک نمونه معمول اغلب با برنامه­ریزی ظرفیت منابع ظاهر می­شود. در شرکت­های با فناوری پیشرفته، برنامه­ریزی برای ظرفیت منابع تقریبا همیشه درخواست مدیریت سیستم EPM است، اما چه کسی مجبور است در آن فرآیند اختیار تخصیص منابع، مدیریت تعارضات و اولویت­بندی کار افراد در بخشهای مختلف را بدست آورد؟ در این مرحله شما قادر به حل این مسائل نخواهید بود، زیرا هیچ فرآیند مشخصی ندارید، اما در اینجا شناسایی افرادی که در مجموعه اجرایی تحت تأثیر قرار می­گیرند، بسیار مهم است تا زمانی که بتوانید دوباره آنها را وارد فرآیند ­کنید.

 

تأثیر نقش مدیریت

اهداف تجاری را در اولویت قرار داده و طرح اصلی استقرار EPM را ایجاد کنید

تقریبا قطعی است که این طرح باید به چند مرحله تقسیم شود. با هر استقرار EPM، تمایلات مدیریت در مورد مزایای سیستم EPM بسیار زیاد است. اولویت­بندی اهداف اولیه برای دستیابی به عناصر اساسی، موفقیت اصلی در این مرحله است. دو یا شاید سه هدف اصلی را وارد مرحله کنید و همه موارد دیگر را به سمت پایین هدایت کنید. هر مرحله در محیط کار، باید تولید EPM را فراهم کند که در نوع خود ارزشمند است.

 

 

قرار دادن اهداف تجاری در اولویت

نقاط عطف و معیارها را تعیین کنید

شما به عنوان مدیر پروژه باید نقاط عطفی را در پروژه خود وارد کنید و با استفاده از هرگونه استقرار سیستم سازمانی از قبیل EPM به برخی از معیارهای قابل اندازه­گیری متعهد شوید. بنابراین، اکنون باید اطلاعات کافی داشته باشید تا برنامه کلی خود را با جزئیات مرحله اول توسعه دهید.

 

 

تعیین مایلستون­ها

زمان انجام این کار: چهار هفته

فاز 1

برای هر مرحله برخی از وظایف وجود دارد که باید تکرار شوند. تمام مراحل 3 تا 9 بخشی از مرحله یک هستند.

3. فرآیندهای موجودی کالا

قبل از اینکه به مکانی نزدیک به ابزار برسید، باید تعیین کنید که در این مرحله در نهایت چه فرآیندهایی باید خودکار شوند و چه فرآیندهایی وجود دارند که می­توانند اتخاذ شوند؟ شما با بررسی اینكه چه فرآیندها و رویه­هایی از قبل در سازمان برای اهداف تجاری مشخص شده در این مرحله وجود دارد، باید تعیین كنید كه در محیط جدید، EPM را می­توان تصویب كرد.

 

 

فرایند مدیریت موجودی

چه فرآیندهایی باید طراحی شوند؟

ما هرگز همه فرآیندها و رویه­های مورد نیاز خود را پیدا نمی­کنیم، اما آنچه را که از دست رفته است، باید شناسایی کنیم. این امر، می­تواند دشوارتر از مکان­یابی فرآیندهای موجود باشد. شما به دنبال چیزی هستید که وجود ندارد و این امر نیازمند داشتن تجربه است.

کارگاه­های آموزشی تخته سفید را پردازش کنید

برای آن دسته از فرآیندهایی که نیاز به کار دارند و یا برای فرآیندهایی که باید از ابتدا ایجاد شوند، باید برخی جلسات کارگاه آموزشی با تخته سفید را انجام دهید. گام برداشتن در این فرآیند و تمام پیامدهای آن بهتر است با افرادی انجام شود که پس از اتمام آن، همه چیز را مستند کنند.

نقش­های مدیریتی تحت تأثیر را حل کنید

آیا به خاطر می­آورید، چه زمانی مشخص کردیم که کدام یک از مدیران می­توانند در تغییراتی رخ داده، نقش داشته باشند؟ برای حل هر یک از فرآیندهای تازه طراحی شده که بر نقش­ها، اقتدار، سلسله مراتب یا مسئولیت­های موجود تأثیر می­گذارد، باید جلساتی را ترتیب دهید. نتیجه نهایی این مسئله، پیش­نویس یک راهنمای فرآیند است.

زمان انجام تمرینات ورزشی: چهار هفته.

4- فرآیندهای تصویب، انطباق و طراحی

فرآیندهای طراحی شده را مرور، سازگار و بپذیرید. هر کسی ممکن است در بخشی از تمرینات فرآیندی که اتفاق افتاده است، نبوده است. بنابراین، انتشار پیش­نویس راهنمای فرآیند جدید برای ذینفعان، مدیران و احزاب متضرر ضروری است. کاملا معمول است که این راهنما، چندین بررسی را انجام می­دهد و حتی کارگاه­های اضافی برای حل اختلافات در فرآیندها برنامه­ریزی می­شود.

خروجی این مرحله، یک سند فرآیند کامل و پذیرفته شده است. اما فریب نخورید، جنبه "پذیرفته شده" ممکن است چندین دور طول بکشد و حتی قبل از کامل شدن، نیاز به مداخله اجرایی از بالاترین سطح داشته باشد، اما بدون یک روند پذیرفته شده، چیزی برای اتوماسیون وجود ندارد. خبر خوب این است، حتی اگر روند استقرار در اینجا متوقف شود، در حال حاضر از ارزش بالایی برخوردار است. اجتناب ناپذیر است که کسانی که از طریق این فرآیندها کار می­کنند، مواردی مربوط به سازمان خود را ببینند که هرگز در نظر نگرفته­اند. بنابراین، تقریبا بلافاصله شروع به کار خواهند کرد.

زمان انجام راهنمای مراحل تکمیل شده: هشت هفته

5. ابزارهای EPM را ارزیابی و انتخاب کنید

اسناد "بیان مشکل" را برای فروشندگان بالقوه تهیه کنید و  از آنها بخواهید که راه حل شما را طراحی کنند. این امر کمی دشوارتر از ساخت صفحه گسترده تمام کارکردهایی است که می­خواهید، اما مهم است.

 

 

ارزیابی و انتخاب

پاسخ­های فروشنده را درخواست کنید

هرگز فقط یک مورد را انجام ندهید. ممکن است شما از قبل بدانید که فروشنده مورد نظر شما کیست، اما حتی اگر فکر می­کنید فروشنده درستی است، چیزی برای مقایسه در اختیار بگیرید. هیچ دو فروشنده­ای سعی نمی­کنند مشکل شما را به همان روش حل کنند، بنابراین آماده باشید تا تعجب کنید و ذهنیت خود را آزاد نگه دارید.

لیست کوتاه

حتی اگر به دنبال یک محصول هستید، اما چندین مجری را دنبال می­کنید، با شخصی که مایلید، شخصا ملاقات کنید.

ارائه ­دهنده­های فروشنده و مجری

فروش با دقت تمام توسط تمام فروشندگان تنظیم می­شود. اگر به خصوص از یک مشاهده یا گزارش یا داشبورد هیجان زده هستید، به طور خاص بپرسید، "توسعه این نمای دقیق چه مدت طول می­کشد؟"

انتخاب و کسب ابزار

اکنون زمان انجام یک خرید بزرگ است. هر چند شما فکر می­کردید که این مرحله به عنوان نقطه شروع باید در ابتدای مقاله باشد. خوب نگران نباشید، سیستم EPM خود را انتخاب کرده و سفارش خرید آن را انجام داده و تا انتهای مقاله با ما همراه باشید!

نتیجه نهایی این مرحله یک محصول جدید و عالی EPM است که روی میز شما قرار گرفته است.

زمان انجام این مرحله: هشت هفته.

6. طراحی و پیکربندی اتوماسیون

سند طراحی فرآیند را روی ابزار انتخاب شده EPM اعمال کنید.

اکنون که دانستیم ابزار EPM چیست، می­توانیم اسناد طراحی سیستم را شروع کنیم که با سند فرآیند ما شروع  و به مشخصات عملکردی ختم می­شود. احتمالا شما می­خواهید یک نمونه توسعه از سیستم جدید EPM را نصب کنید تا بتوانید برخی از معیارهای طراحی را آزمایش یا تأیید کنید. برای اولین بار، یک متخصص در پیکربندی سیستم واقعی در هیئت مدیره مورد نیاز است.

 

 

اتوماسیون EPM

استانداردها را طراحی و پیاده­سازی کنید

استانداردهای زیادی وجود دارد که باید ایجاد شوند. هر یک از این استانداردها، تاثیراتی در معماری و طراحی سیستم EPM دارند. به عنوان مثال، تقویم اغلب نادیده گرفته می­شود. آیا شما یک تقویم خواهیم داشت یا تعداد بیشتری؟ آیا تقویم منابع خواهید داشت؟ چه کسی اختیار تغییر آنها را دارد؟ آیا شما از تأثیر برنامه و داده­های پیشرفت تغییر تقویم منابع اطلاع دارید؟ و غیره ...

در ادامه برخی از عناصر سیستم EPM که برای آنها به استانداردهایی نیاز خواهیم داشت، آورده شده است:

تقویم­ها

قراردادهای نامگذاری

سلسله مراتب منابع

استانداردهای بارگذاری منابع برای کارهای پروژه­ای و غیر پروژه­ای

نرخ­ها و استانداردهای هزینه­یابی

نقش­ها و مسئولیت­ها

ساختارهای تصویب

سلسله مراتب پروژه و وظایف

WBS و سایر ساختارهای کدگذاری

مدیریت اسناد

الگوهای ارتباطی

الگوهای پروژه

همچنین، برای عناصری که از اهداف تجاری فاز یک شما بیرون آمده­اند، به طراحی و حتی کدگذاری احتمالی دیگری نیاز خواهید داشت. برخی از عناصری که ممکن است لازم باشد در نظر گرفته شوند عبارتند از:

طراحی و پیاده سازی کدگذاری سفارشی

طراحی و اجرا داشبورد

طراحی و ایجاد پیوند به سیستم­های خارجی

طراحی و ایجاد گردش کار

طراحی و پیاده­سازی گزارشگری

طراحی و ایجاد آموزش ابزار EPM

بررسی طراحی با همه طرفهای تحت تأثیر

نتیجه به دست آمده، یک ابزار EPM می­باشد که آماده خارج شدن است و باید تمام پیکربندی مورد نیاز برای انتقال به محیط کار را داشته باشد.

زمان مورد نیاز برای این مرحله بسته به میزان کار سفارشی می­تواند بسیار متفاوت باشد، اما با توجه به محدود کردن مرحله اول، دوازده هفته زمان نیاز دارد.

7. ابزار پایلوت EPM

 

 

پایلوت

اکنون که سیستم EPM خود را آماده استفاده کرده­اید، باید گروه آزمایشی را شناسایی کرده و بر روی آن کار انجام دهید.

مرحله 1 نصب / پیکربندی / انتقال داده­ها

شما باید سیستم EPM تازه پیکربندی شده را در یک نمونه آزمایشی نصب کنید. شما همچنان از آن برای مراحل بعدی و به عنوان یک سیستم پشتیبانی و آموزش استفاده خواهید کرد. همچنین، باید پیکربندی را متناسب با نمونه توسعه خود به روز کنید و پروژه­های آزمایشی را از هر آنچه که اکنون در سیستم جدید شما قرار دارد، منتقل کنید.

آموزش

آموزش فرزند ناتنی استقرار پروژه است. این امر، اغلب در یک برنامه استقرار EPM فراموش می­شود. اطمینان حاصل کنید که پرسنل شما آموزشهای لازم برای استفاده صحیح از سیستم را فرا گرفته­اند.

پروژه­های فعال را اجرا کنید

آیا پروژه­های آزمایشی براساس فرآیندها، روش­ها، رویه­ها و اتوماسیون مدیریت شده است که مدت زمان زیادی را برای تعریف آن صرف کرده­اید. پایلوت EPM باید خود برنامه­ای داشته باشد که غالبا به مدت دوام پروژه­ها معطوف باشد.

درس­های آموخته شده و مستند

پس از اتمام پروژه آزمایشی، زمان آن است که دوباره بررسی کنیم که آیا آنچه ایجاد شده است، چالش­هایی تعیین شده را حل کرده است یا نه؟ اگر نیاز به اصلاحات یا تغییرات اساسی وجود داشته باشد، اکنون زمان آن فرا رسیده است.

زمان یک پروژه آزمایشی کامل و بررسی: دوازده هفته.

8. مرحله 1 را به مرحله تولید برسانید

هم اکنون زمان آن فرا رسیده است که استفاده از سیستم EPM جدید را برای کاربران مناسب راه اندازی کرده و داده­های مناسب را منتقل کنید. با فعال شدن سیستم، آموزش، پشتیبانی و پیگیری را فراموش نکنید.

زمان عرضه کاملا به تعداد کل کاربران بستگی دارد: چهار هفته.

9. بررسی و تطبیق برنامه استقرار ارشد

بررسی و تنظیم طرح جامع برای آماده­سازی برای مرحله بعدی، طرح اصلی است که احتمالا ماههاست که مورد بررسی قرار نگرفته است. بنابراین، وقت آن است که بررسی کنید که در ابتدا برای فاز دو چه برنامه­ریزی انجام شده بود.

 

 

ایجاد یک برنامه استقرار EPM

زمان اتمام این مرحله: دو هفته.

10. مراحل 3 تا 9 را دوباره انجام دهید

شما فقط مرحله یک را به پایان رسانده­اید و همانطور که مراحل بعدی را مشاهده می­کنید، باید مراحل 3 تا 9 را دوباره انجام دهید (به استثنای مرحله 5). به یاد داشته باشید که هر مرحله باید منجر به تولید EPM کارساز شود که سازمان را موثرتر از گذشته کند.

آیا مدت زمان هر یک از مراحل از ابتدا تا انتها را محاسبه کرده­اید؟ نمودار گانت روند را طی 58 هفته نشان می­دهد.

مدت زمان لازم برای هر سازمانی متفاوت است. فاکتورهای زیادی وجود دارد که بر کل مدت زمان یک پروژه تأثیر می­گذارد. مهمترین آنها میزان بلوغ فرآیندهای مدیریت پروژه موجود در شرکت است. پس از آن، اندازه سازمان و پیچیدگی آن است. بدیهی است که استقرار سیستم EPM در سازمانی که همه در یک ساختمان واقع شده­اند، ساده­تر از سازمانی است که در بخشهای مختلف، دفاتر، شهرها و حتی کشورها پخش شده است.

برای ایجاد برنامه­ای که بتوان آن را طی چند روز یا حتی چند هفته انجام داد، تقریبا همیشه فشار وجود دارد، اما بسیار مهم است که برای یک ارائه موفقیت آمیز، مدت زمانی بیش از نصب نرم افزار EPM در نظر گرفته شود.

 

 

استقرار EPM