طراحی و استقرار سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS)

PMIS شامل جمع­ آوری، پردازش و تصفیه داده ­های خام و ایجاد یک پایگاه داده برای تجزیه و تحلیل اساسی مورد نیاز مدیریت پروژه در تمام سطوح است. از این رو، استقرار و اجرای آن در سازمانهای پروژه محور مسئله بسیار مهمی است که باعث پیشرفت و پیشبرد  می­شود و نیاز به تجزیه و تحلیل بیشتری دارد. از این رو، مقاله حاضر با هدف بررسی اهمیت و ضرورت اجرای PMIS تدوین شده است.

شرکت سامان ایده ارایه کننده خدمات حرفه ای طراحی و استقرار و سفارشی سازی سامانه های مدیریت اطلاعات پروژه ( PMIS ) می باشد . مطالب این صفحه در بخش وبلاک شرکت سامان ایده است که برای آشنایی بیشتر شما با این مفهوم تدوین شده  است . برای آشنایی با خدمات PMIS  بر روی لینک زیر کلیک کنید . 

انتقال به صفحه ارایه خدمات PMIS 

در سال­های اخیر، استفاده از سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) که از اطلاعات مدیریت پروژه (PMI) مشتق شده است، به طور گسترده ­ای در بسیاری از سازمان­ها گسترش یافته است. ما در دوران شگفت انگیز دانش اطلاعات زندگی می­کنیم، عصر شتاب باورنکردنی در فناوری و نوآوری. در شرایطی که همیشه در حال تغییرات سریع تکنولوژیکی همراه با تعمیم سریع دسترسی به رایانه ­ها، فناوری اطلاعات و رسانه ­های مدرن هستیم، سازمان­ها باید برای دستیابی به شانس انطباق و پیشرفت در برابر سایر رقبا سریعتر فعالیت کنند. یکی از برجسته­ ترین عوامل در تصمیم ­گیری مدیران، روند ساخت اطلاعات است. داشتن اطلاعات دقیق، مناسب و تصمیم­ گیری به موقع و همچنین جلوگیری از بسیاری از تصمیمات نادرست روند کار را تسریع می­کند. PMIS به جای فقط یک سیستم اطلاعات مدیریت پروژه، یک سیستم مدیریتی و البته فراتر از یک سیستم اطلاعاتی است که از اطلاعات پروژه استفاده می­کند. بنابراین، بررسی، طراحی و اجرای PMIS در سازمانهای مختلف مسئله بسیار مهمی است که نیاز به تجزیه و تحلیل بیشتری دارد. از این رو، مقاله حاضر با هدف بررسی اهمیت و ضرورت اجرای این سیستم ­ها از دیدگاه­های مختلف انجام شده است.

وظایف PMIS

مدیریت پروژه به یک سیستم مدیریت مدرن در داخل پروژه و سازمان نیاز دارد. این سیستم جدید و مدرن که با استفاده از ابزارهای یکپارچه مدیریت پروژه به دست می ­آید، با استفاده از ابزارهای مختلف به مدیریت پروژه می­پردازد. اما این گروه در حضور سیستم اطلاعاتی ایجاد نمی­شود و نیاز به تغییر در مهارت تیم مدیریت پروژه، افزایش سواد فناوری اطلاعات سازمان­ها و تیم مدیریت پروژه و همچنین اصلاح رویه ­ها و ساختارهای موجود در سازمان­ها دارد. طبیعی است که پروژه­ ها به دلیل ماهیت متنوع و غیر تکراری خود ساختاری متفاوت از برنامه روزمره سازمان­ها داشته باشند. با توجه به این موضوع، مدیریت پروژه همیشه دشوارتر از امور اداری عادی در یک سازمان است و از منظرهای مختلف به توجه بیشتری نیاز دارد. بنابراین، مدیران برای انجام وظیفه اصلی خود که تصمیم ­گیری در چنین ساختاری است، نیاز به اطلاعات دقیق، سریع و کارآمد دارند تا بتوانند تصمیمات خود را بر اساس پشتیبانی مطمئنی، اتخاذ کنند. در این شرایط، نیاز به سیستم­های اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) احساس می­شود. وظایف PMIS شامل جمع­آوری، پردازش و تصفیه داده­های خام پروژه و ایجاد یک پایگاه داده برای تجزیه و تحلیل اساسی مورد نیاز مدیریت در تمام سطوح است. با استفاده از این اطلاعات در طول زمان و با انجام چندین پروژه، دانش سازمانی ایجاد می­شود. در کنار این وظایف، تسهیل امور پروژه به عنوان یکی دیگر از وظایف سیستم اطلاعات مدیریت پروژه در نظر گرفته شده است.

تجهیز مدیران به یک سیستم اطلاعاتی دقیق و قابل اعتماد که توانایی کمک به آنها در تصمیم گیری، برنامه­ ریزی و مدیریت پروژه را داشته باشد، پیشینه­ای تاریخی دارد. این روند در دهه 1960 با مفاهیم "سیستم دفترداری double-entry" ارائه شده توسط لوکا پاچیولی آغاز شد. به دنبال استفاده ارتش آمریكا از این فناوری و همزمان با ظهور رایانه ­ها در مشاغل مختلف، اولین استفاده رسمی از PMI ، کارت پانچ در دفاتر بود که باعث می­شد مدیران بتوانند ساعت کاری کارمندان را مدیریت کنند.

پس از آن، تا اوایل قرن بیستم، PMIS با تردید به حرکت خود ادامه داد که این تردید احتمالا به دلیل ناتوانی انسان در حفظ، محافظت و بازیابی داده­ها بوده است. با توسعه رایانه­ هایی با ظرفیت، سرعت و دقت بالا، تکامل و کاربرد مفاهیم PMIS با روندی دیگر و با سرعت بیشتری توسعه یافت که منجر به تغییراتی در عملیات، فعالیت و عملکردهای سازمانهای تجاری به شرح زیر شد:

1. مدیریت متمرکز، تأکید بر تمرکز اطلاعات و استفاده از فناوری پیشرفته.

2. طراحی اطلاعات و گزارش مورد نیاز برای تصمیم­گیری مدیریت، برنامه­ریزی و کنترل پروژه.

3. طراحی PMI با تأکید بر کنترل و PMIS.

و سرانجام، نتیجه این مفاهیم سیستمهای اطلاعات مدیریت یا MIS نامیده شد. موسساتی که تلاش کردند تا از MIS  استفاده کنند، به این مطلب پی بردند که عمده­ ترین موانع استفاده از MIS، خود مدیران هستند. مدیران به عنوان یک گروه، اطلاعات فنی کافی در مورد رایانه­ ها را نداشتند. آنها از کار خود آگاه بودند و می­دانستند که چگونه مشکلات را حل کنند، اما به اندازه کافی در مورد نقش اطلاعات در حل مشکلات فکر نکردند. در نتیجه، توضیح دقیق در مورد آنچه آنها از MIS می­خواهند، دشوار بود. این وضعیت برای کارشناسان اطلاعات به دلیل اینکه دانش آنها از مدیریت کم بود، غیر قابل تحمل بود.

با گذشت زمان، مدیران مطالب زیادی در مورد رایانه و فرآیندهای انجام شده در حل مسئله یاد گرفتند و همچنین متخصصان اطلاعات با اصول مدیریت آشنا شدند. بنابراین، MIS برای انطباق با الزامات مدیران اصلاح شده و سپس توسعه یافت. بنابراین، این سیستم اطلاعاتی موقعیت خود را به عنوان زمینه اصلی استفاده از رایانه یافت.

سیستم

سیستم مجموعه یا گروهی از اشیا مرتبط یا غیر مرتبط است که هدف یا اهداف خاصی را دنبال می­کنند، بنابراین واحد پیچیده­ای را تشکیل می­دهند.

اطلاعات

اطلاعات مجموعه­ای از داده­ هاست که منجر به تصمیم ­گیری جدیدی می­شود یا در کوتاه­ترین تعریف "داده­ های پردازش شده" است.

پروژه

یک پروژه در تجارت و علم معمولا به عنوان یک شرکت مشارکتی تعریف می­شود که غالبا شامل تحقیق یا طرحی است که برای دستیابی به یک هدف خاص با دقت برنامه ­ریزی شده است. به طور کلی، پروژه مجموعه­ای از تلاش­های موقت برای انجام تعهد یا ایجاد یک محصول یا خدمات مشخص است.

مدیریت

مدیریت فرآیند استقرار موثر و کارآمد منابع انسانی و مادی در برنامه­ریزی، سازماندهی، بسیج منابع و امکانات، راهنمایی و کنترل برای دستیابی به اهداف سازمانی بر اساس سیستم ارزش پذیرفته شده است.

سیستم­ های اطلاعاتی

سیستم اطلاعات، سیستمی کامل است که برای تولید، جمع آوری، سازماندهی، ذخیره، بازیابی و انتشار اطلاعات در یک موسسه، سازمان یا سایر مناطق تعریف شده جامعه طراحی شده است.

مدیریت پروژه

مدیریت پروژه نظم برنامه ­ریزی، سازماندهی،  ایمن ­سازی و مدیریت منابع برای دستیابی به اهدافی خاص است که چالش اصلی آن تحقق همه اهداف پروژه با توجه به محدودیت­های از پیش تعیین شده است. این محدودیت­ها شامل محدوده (اسکوپ)، زمان و بودجه­ای است که مدیریت پروژه در تلاش است تا آنها را از طریق استفاده، تخصیص و ادغام ورودی­ها بهینه کند.

سیستم اطلاعات مدیریت

سیستم اطلاعات مدیریت (MIS) یک سیستم یکپارچه مبتنی بر رایانه و کاربردی برای ارائه اطلاعات در پشتیبانی از عملیات، مدیریت و تصمیم­ گیری در سازمان است. این سیستم از مزایای سخت افزار و نرم افزار رایانه، راهنما و دستورالعمل­ها، مدل­هایی برای تجزیه و تحلیل، برنامه­ریزی، کنترل و تصمیم­گیری یک پایگاه داده استفاده می­کند. MIS، داده­ های محیطی را جمع آوری و اطلاعات و عملیات سازمانی را رد و بدل و سپس آنها را فیلتر، سازماندهی و انتخاب می­کند تا اطلاعات را به مدیران ارائه دهد. همچنین، ابزاری را برای مدیران فراهم کرده تا اطلاعات مورد نیاز را تولید کنند.

سیستم اطلاعات مدیریت پروژه 

بر اساس تعریف PMBOK ، PMIS یک سیستم اطلاعاتی است که با استفاده از ابزارها و روش­ها به جمع آوری، تلفیق و ارائه خروجی­ های فرآیندهای مدیریت پروژه می­پردازد. PMIS می­تواند برای پشتیبانی از تمام جنبه­ های پروژه از ابتدا تا انتها استفاده شود و شامل هر دو سیستم دستی و اتوماتیک می­باشد.

تعاریف فوق در مورد PMIS، نتایج زیر را به ما ارائه می­دهد:

 PMIS. یک سیستم اطلاعاتی است.

• این سیستم اطلاعاتی یک ابزار صرف نیست بلکه مجموعه­ای از ابزارها و روشهای باتجربه است.

• نقش ادغام بین تمام عناصر موجود در پروژه را بازی می­کند.

• جمع­آوری و ارائه اطلاعات از جمله وظایف PMIS است.

• می­تواند در تمام بخشهای پروژه مورد استفاده قرار گیرد.

• PMIS می­تواند به عنوان یک عامل محیطی و جهانی در داخل سازمان در نظر گرفته شود.

• این سیستم اطلاعات مدیریت پروژه، لزوما یک ابزار اتوماتیک نیست و حتی بخشی از امور را می­توان به صورت دستی انجام داد.

• PMIS باید به عنوان ابزاری برای حمایت از تیم پروژه مورد استفاده قرار گیرد و نمی­توان انتظار داشت که آن پروژه را مدیریت کند.

• همچنین، PMIS یکی از ابزارهای کنترل در پروژه است.

چندی پیش، مدیران اطلاعات را به عنوان یک پدیده پرهزینه تشخیص می­دادند، اما اکنون سیستم­های اطلاعاتی مناسب، اطلاعات به موقع و قابل اعتماد را در فرم­های مناسب و گزارش­های منظم برای کمک به مدیران در روند تصمیم ­گیری ارائه می­دهند. بنابراین، PMIS نباید به عنوان یک پدیده پرهزینه بلکه به عنوان بخشی از سرمایه شرکت مورد توجه قرار گیرند. از منظر مدیریت، این سیستم­ها با کمک اطلاعات فنی راه­حل­هایی را برای مشکلات ارائه می­دهند.

حل مشکلات و ارائه راه حل با کمک PMIS

آینده جایی نیست که ما پیش برویم بلکه جایی است که می­توانیم آن را از طریق مسیر آینده به دست آوریم.  بدون شک، در هزاره سوم که نقش فناوری­ اطلاعات، ارتباطات و استفاده مداوم از آنها در مشاغل و پروژه­ها با هدف پاسخگویی به نیازهای محیط در حال تغییر است، نیاز به تصمیمات صحیح و به موقع­ چشمگیرتر به نظر می­رسد. بنابراین، می­توان پیش بینی کرد که PMIS ممکن است بسیاری از شرایط تجاری را تغییر دهد.

PMIS و پروژه تعامل خاصی با یکدیگر دارند؛ در حالی که PMIS اطلاعات مربوط به پروژه را فراهم می­کند و از طریق انتخاب یک سیستم اطلاعاتی جدید بر ساختار، فرهنگ و سایر قسمتهای پروژه تأثیر می­گذارد، پروژه نیز بر طراحی PMIS تأثیر گذار است. بنابراین، پروژه می­تواند از مزایای سیستم جدید استفاده کند. در حقیقت، مدیران تصمیم می­گیرند که چه و چگونه یک سیستم ایجاد شود تا بتوانند با توجه به ساختار، سیاست، فرهنگ، محیط پروژه و تصمیمات مدیریت، به اهداف خود دست یابند.

تصمیم­ گیری مدیران برای ایجاد یک سیستم اطلاعات مدیریت پروژه

بنابراین، از دیدگاه مدیریت، اطلاعات بی ربط هزینه­ای بی فایده است که حتی عوارض جانبی آن می­تواند مدیران را در تصمیم­ گیری گمراه کند، در حالی که اطلاعات مرتبط، دقیق، به موقع، قابل اعتماد به عنوان بخشی از سرمایه پروژه در دیدگاه­های مدیریتی است که به مدیران در تصمیم­ گیری­های کارآمد و موثر کمک می­کند. از آنجا که اطلاعات خود عامل قدرت مدیریت پروژه هستند، بنابراین یک مدیر قدرتمند و توانمند شخصی است که اطلاعات دقیق و بلادرنگ از پدیده­های محیطی داشته و از مزایای اینگونه دستگاه­ها برای دستیابی به اهداف سازمانی بهینه استفاده کند.

با توجه به مطالب بیان شده، PMIS روش رسمی تهیه اطلاعات دقیق و به موقع برای تسهیل روند تصمیم­گیری مدیر در هنگام برنامه­ریزی، کنترل و تصمیم­گیری موثر و کارآمد برای پروژه است. به همین ترتیب، یک سیستم اطلاعاتی خوب می­تواند از طریق حذف عملیات غیر ضروری به ارتباط بهتر و معقول­تری برای تبادل اطلاعات منجر، کارهای اجرایی اضافی را کاهش، عملکرد بخش­های مختلف را تسریع، نیاز به بازنویسی داده­های پروژه ­ها در بخش­های مختلف را از بین برده و کنترل پروژه را فراهم کند. در واقع، تسهیل پروژه به عنوان اهمیت و ضرورت PMIS در نظر گرفته شده است.

اهداف PMIS

PMIS مجموعه­ای از ابزارها و تکنیک­های سیستمی است که به منظور ارائه اطلاعات در مدیریت پروژه برای اهداف زیر استفاده می­شود:

• ایجاد یک سیستم اطلاعاتی یکپارچه برای پروژه­ها

• ارائه اطلاعات مفید برای روند تصمیم­گیری مدیران

• دسترسی آسان کاربران به اطلاعات پروژه

• سرعت بخشیدن به جریان اطلاعات

• افزایش سطح امنیت اطلاعات پروژه

• تشکیل انواع گزارش­های مفید

• ایجاد یک سیستم مستندسازی پروژه

• بهبود کارایی و اثربخشی پروژه

تطبیق پذیری با فرایندهای سازمانی و ارتباط با سایر سیستم­های سازمانی

• پشتیبان گیری (backup ) اطلاعات برای بقیه پروژه ­های سازمان

عدم تمرکز مدیریت از چندین پروژه و تسهیل ارتباط بین سایتهای مختلف

پیاده ­سازی PMIS

PMIS نه فقط یک سیستم اطلاعات مدیریت پروژه است، بلکه یک سیستم مدیریت پروژه است که با استفاده از مدیریت اطلاعات و به کارگیری مناسب ابزارها، با کارایی بیشتری پروژه را مدیریت می­شود. از این رو، استقرار و اجرای آن در سازمانهای پروژه محور باعث پیشرفت و پیشبرد پروژه­ ها می­شود.  موارد زیر از ضروریات اجرای PMIS در سازمانها و پروژه­ا  است:

• پروژه­ ها بزرگتر شده و اجرای چندین پروژه منجر به بروز برخی مشکلات در مدیریت اطلاعات و ارتباطات می­شود.

• اطلاعات برای تصمیم­گیری مناسب مدیریت کارآمد نیستند.

• مستندات و رویه­ های جریان اطلاعات در پروژه ­ها نوآورانه و شخصی است.

• استفاده از این روش به ویژه در سازمان­های پروژه محور منجر به حفظ همبستگی و وحدت رویه ­ها در طول زمان می­شود.

• PMIS برای یک رسانه جامع مدیریت پروژه برای مدت طولانی در سازمانهای پروژه گرا پذیرفته می­شود.

• مدیریت سیستم­های اطلاعاتی و برنامه­ریزی منابع سازمانی (ERP & MIS) نمی­تواند تمام نیازهای مدیریت پروژه را برآورده سازد.

• اطلاعات پروژه باید با سایر سیستم­های سازمانی، به ویژه بخش­های حسابداری، مالی، بازرگانی و سفارش در تماس باشد.

در آخر، باید توجه داشت که دلایل اصلی پیاده ­سازی PMIS در سازمانهای مبتنی بر پروژه، تنوع پروژه (دیدگاههای متنوع مدیریتی) و تفاوت در سطوح فرهنگی جوامع می­باشد.

دانش PMIS

PMIS مجموعه دانش، مهارت، ابزار و تکنیک­هایی است که با فناوری اطلاعات و ارتباطات، مدیریت پروژه و سایر زمینه ­های دانش همراه است. برای مدیریت مناسب اطلاعات در پروژه، حداقل یک نفر نیاز به مدیریت اطلاعات دارد که به دلیل ماهیت، این فرد باید از ICT و مدیریت پروژه و همچنین PMIS آگاه باشد.

حوزه دانش در PMIS

همانطور که در شکل نشان داده شده است، فضای خالی بین حوزه دانش ICT و حوزه دانش PMIS، رابطه این دو حوزه را با چالش­هایی روبرو کرده است. شکافی که به عنوان یک حوزه درون دانشی در نظر گرفته می­شود. در واقع، مجموعه­ای از دانش و تجربه برای تهیه، تولید و استفاده مناسب از ابزارهای ICT در مدیریت پروژه و همچنین روشهای مدرن مدیریت پروژه با استفاده از ابزار ICT است. مطابق شکل، برخی از اهداف حوزه دانش در PMIS را می­توان به شرح زیر بیان کرد:

• شناخت و تأمین نیازهای اطلاعاتی پروژه.

ضرورت شناخت نیازهای اطلاعاتی پروژه

• تولید یا تهیه ابزارها و نرم افزارهای مناسب برای تهیه سیستم اطلاعاتی برای پروژه یا سازمان و ایجاد یکپارچگی بین آنها.

• ایجاد و اجرای PMIS در پروژه یا سازمان.

• کنترل و بهبود PMIS موجود

• بهینه ­سازی دارایی­های فرآیند سازمانی با رویکرد PMIS، به منظور ارتقا فرهنگ آن در سازمان و پروژه­ها و مدیریت پروژه ­ها با استفاده از این ابزار.

• افزایش مهارت­های تیم مدیریت پروژه در استفاده صحیح از ابزارهای مدیریت پروژه و تنظیم آن با فرایندهای مدیریت پروژه.

مدل مفهومی PMIS

این مدل اجزای PMIS را نشان می­دهد که برنامه و پروژه ­ها را در حوزه هزینه، زمان، دامنه و کیفیت مشخص می­کند. این مدل تیم افراد، سازمان­ها و نقش آنها را تعیین می­کند.

PMIS و تعیین پروژه در حوزه هزینه، زمان، دامنه و کیفیت

همچنین، مدل PMIS به مدیریت توافق ­نامه ­های مختلف از قبیل قراردادها، مجوزها، مصوبات و تعهدات کمک و اسناد را مدیریت می­کند. گزارش­های استاندارد و سفارشی را تولید، علائم حیاتی روی داشبورد و بهترین شیوه­ ها را تعیین و با سیاست­ ها، نمودارهای گردش کار و مدیریت اسناد ارتباط برقرار می­کند.

با توجه به مطالب بیان شده، PMIS نشان­دهنده دو محور مهم در دنیای امروز است. اولین مورد، سیستم­های اطلاعاتی است که در زمینه فناوری اطلاعات از دیدگاه قابل توجهی برخوردار هستند و دیگری موضوع پروژه است که در سناریوهای اجرایی کنونی بسیار مهم می­باشد. همانطور که قبلا ذکر شد، PMIS نه فقط یک سیستم اطلاعات مدیریت پروژه، بلکه یک سیستم مدیریت پروژه است که از طریق مدیریت اطلاعات پروژه و استفاده صحیح از ابزار، مدیریت کارآمدتری در پروژه ­ها خواهد داشت. از این رو، استقرار و اجرای PMIS در سازمانهای پروژه محور منجر به ارتقا و پیشرفت پروژه ­ها می­شود.

برای اطلاعات بیشتر و هماهنگی برای مشاهده دموی نرم افزار با کارشناسان بخش PMIS  شرکت سامان ایده تماس بگیرید . 

سامان ایده محل تلاقی دانش و تجربه